Kährs' historie begyndte i Nybro i Sverige i 1857. Siden da har virksomheden gennemgået en lang udviklingsrejse, fra produktion af trævarer, legetøj og døre til at blive en af Nordens førende producenter af gulve. Gennem alle forandringer har håndværket, forankringen i Nybro og evnen til løbende at forny sig været centrale elementer i virksomheden. Ifølge Jonas Bäck, director business development, digital & IT hos Kährs Group, er netop den kombination afgørende for fortsat at være relevant:

”For at forblive relevante skal vi videreføre vores håndværk og arv, samtidig med at vi fortsætter med at drive innovation. Vi tager de værdier med os, som altid har præget Kährs, og kombinerer dem med moderne værktøjer, ikke mindst digitalisering.”

Fabrikken i Nybro er fortsat hjertet i Kährs' forretning. Men for at kunne fortsætte udviklingen krævede det mere end blot at bevare det, der allerede fungerede. Bag kulisserne var det eksisterende ERP-system blevet en voksende risiko og en barriere for den videre udvikling.

”Vi havde et meget gammelt system, hvor der slet ikke skete nogen udvikling. Vi var ganske enkelt nødt til at gøre noget,” siger Jessica Wolmhed, operations controller hos Kährs.

Systemet blev ikke længere supporteret eller videreudviklet. At vente var ikke en mulighed. Kährs havde brug for en platform, der kunne understøtte både den daglige drift og virksomhedens langsigtede udvikling.

Samtidig skabte et systemskifte en ny udfordring. Overgangen skulle gennemføres uden at sætte den daglige drift på spil, hvilket bekymrede Carl-Henrik Stenermark, chief operating officer hos Kährs:

”Jeg var meget bekymret for, om vi ville have et system på plads, der kunne sikre driften fra dag ét.”

Denne bekymring kom til at præge projektet fra starten. I stedet for at gå direkte i gang med implementeringen valgte Kährs at investere tid i forberedelse og risikominimering.

En foranalyse, der gjorde forskellen

Kährs erkendte tidligt, at en virksomhed af deres størrelse havde behov for et klart billede af både behov og forudsætninger, før implementeringen kunne begynde. Sammen med Cepheo gennemførte virksomheden derfor en omfattende foranalyse, som strakte sig over mere end to år. Processer blev kortlagt, krav identificeret og organisationen forankret, før projektet gik videre.

”Den foranalyse, vi gennemførte, var meget vigtig. Vi sikrede os, at alle de grundlæggende funktioner, vi havde brug for, faktisk fandtes i systemet," siger Jessica Wolmhed.

Da implementeringen først gik i gang, var mange afgørende beslutninger allerede truffet, de største risici identificeret, og organisationen samlet om en fælles retning.

At tilpasse forretningen til systemet

Et af Kährs' vigtigste strategiske valg var at bygge på standardfunktionalitet i Microsoft Dynamics 365. I stedet for at genskabe hver historisk proces i den nye platform gennemgik virksomheden sine arbejdsgange og tilpassede dem, hvor det skabte en enklere og mere bæredygtig løsning.

”Vi har valgt at tilpasse vores arbejdsgange til Dynamics 365's standardfunktionalitet. Det var en bevidst beslutning for at sikre, at vi også fremover kan fortsætte med at udvikle os,” forklarer Carl-Henrik Stenermark.

Ved at undgå unødig kompleksitet blev der skabt bedre forudsætninger for fremtidige opdateringer, videreudvikling og skalering. Samtidig var det vigtigt, at forandringen ikke påvirkede produktionen mere end nødvendigt.

”Når jeg sammenligner hverdagen, er der ikke den store forskel for vores medarbejdere i produktionen,” siger Carl-Henrik Stenermark

Et samarbejde bygget på tillid og kompetencer

Fra begyndelsen fungerede Cepheo som sparringspartner og rådgiver i arbejdet med at forme den fremtidige Dynamics 365-løsning. Jessica Wolmhed fremhæver især den kompetence, som Cepheos konsulenter bragte ind i projektet, særligt når flere forskellige muligheder skulle vurderes:

”Vi fik ikke bare én løsning præsenteret, men både to og tre alternativer. Derefter diskuterede vi os sammen frem til, hvad der passede bedst til vores virksomhed.”

Det gav Kährs mulighed for at bevare kontrollen over beslutningerne samtidig med, at virksomheden fik adgang til dyb specialistviden.

Jonas Bäck fremhæver også, at samarbejdet var præget af åbenhed og konstruktiv dialog:

”Med Cepheo har vi en partner, som forstår vores forretning og samtidig udfordrer os til ikke blot at gøre de rigtige ting, men at gøre dem på den rigtige måde. Det er ikke altid uden friktion, men vi støtter hinanden og forsøger at sidde på samme side af bordet.”

Leveret til tiden og bygget til fremtiden

ERP-projekter i større organisationer er ofte komplekse med mange interessenter og afhængigheder. Alligevel blev projektet leveret som planlagt.

”Der er få projekter af denne størrelse, som faktisk afsluttes til tiden, og vi nåede vores deadline,” siger Niclas Klarke, senior service delivery manager hos Cepheo med ansvar for Kährs.

Den grundige foranalyse og den strukturerede projektstyring gjorde en markant forskel. Ved at træffe vigtige beslutninger tidligt kunne projektet undgå unødige omveje og voksende kompleksitet.

I dag arbejder Kährs på en moderne Dynamics 365-platform, der kombinerer stabilitet med fleksibilitet. Resultatet mærkes både i forretningen og i den tryghed, som platformen skaber. Jonas Bäck fortæller eksempelvis, at virksomhedens IT-chef spøgefuldt har bemærket, at han måske endelig kan tage på ferie uden at blive afbrudt af systemhændelser.

Fra implementering til kontinuerlig udvikling

For Kährs er ERP-implementeringen ikke afslutningen på rejsen med Cepheo.

”Jeg vil sige, at implementeringen kun er begyndelsen. Det er bagefter, det virkelig spændende arbejde starter,” siger Jessica Wolmhed.

Med en moderne platform på plads kan Kährs nu fokusere på næste fase af sin digitale udvikling. Virksomheden har fået et stærkt fundament til at optimere processer, forenkle arbejdsgange og udforske nye muligheder.

”Denne investering handler om at bygge en moderne virksomhed og skabe engagement på tværs af organisationen," siger Jonas Bäck og fortsætter  "Den skaber fundamentet for vores fortsatte udvikling.”

I dag repræsenterer Dynamics 365-investeringen langt mere end et vellykket ERP-skifte. Den udgør den platform, Kährs har brug for, for fortsat at modernisere forretningen samtidig med, at virksomheden bevarer den stabilitet, som produktionen og organisationen er afhængig af.

Samarbejdet med Cepheo fortsætter også efter go-live gennem Cepheo Evergreen Managed Services. På den måde kombineres løbende support med kontinuerlig optimering og videreudvikling i takt med, at nye behov opstår.

Efter mere end 160 års kontinuerlig udvikling kan Kährs fortsætte med at forene håndværk og innovation samtidig med, at virksomheden udvikler de processer og digitale kompetencer, der skal bære forretningen ind i fremtiden.

Hvad andre produktionsvirksomheder kan lære af Kährs

• At investere tid i en grundig foranalyse og træffe de vigtige beslutninger inden implementeringen starter.
• At vælge standardfunktionalitet frem for omfattende kundetilpasninger.
• At bygge med fokus på langsigtet skalerbarhed og udvikling.
• At se implementeringen som startskuddet, ikke målstregen.
• At vælge en partner, som både støtter og udfordrer undervejs.