Udfordring
At få et bedre overblik over alle fakturaer, transaktioner og medlemmers køb for at hjælpe dem mere effektivt og effektivisere administrationen.
Løsning
Et skift til skyen, samt udvikling og implementering af et fuldautomatisk faktureringssystem ved hjælp af Dynamics 365, EDI, Power BI og Cepheo Managed Services.
Resultat
Væsentlig forbedret automatisk virksomhedsstyring, som muliggjorde administrativ effektivitet samt ressource- og pengebesparelser.
Hvad får en fysisk og i mange dele analog branche som VVS-branchen ud af digitale løsninger? Meget viser det sig. I hvert fald hos Comfort, som er Sveriges største VVS-kæde.
Comfort-kæden blev grundlagt i 1972 med det, der fra starten var en forretningsidé om at sælge badeværelsesartikler i butikkerne. Gennem årene har både virksomhedens navn og fokus ændret sig. I 2005 fusionerede de to mellemstore kæder Comfort og Reko, hvilket resulterede i en af markedets førende VVS-virksomheder. Med sine mere end 1.800 certificerede montører og omkring 120 selvstændige medlemsvirksomheder, hvoraf 65 er butikker, er Comfort i dag Sveriges suverænt største kæde inden for VVS-installation. Lokalt i hele Sverige og på hjemmesiden sælges alt indenfor badeværelser, vand, varme og energi. Derudover tilbyder virksomheden installation, service og vedligeholdelse. De rådgiver også om varmeløsninger og energioptimering.
Når det kommer til optimering, er det med så mange medlemsvirksomheder, og fakturaer, der konstant oprettes af største vigtighed at have automatiserede og optimerede forretningsprocesser. Det er her digitalisering og Cepheo kommer ind i billedet for Comfort. Hans Spett, virksomhedens IT- og logistikchef, fortæller om, hvordan det digitaliserede samarbejde med medlemsvirksomhederne ser ud:
”Man kan sige, at hovedopgaven for os, der arbejder centralt, er at understøtte vores medlemmer med alt fra indkøb og kampagner til IT- og systemsupport. Ved at gå sammen får vi større volumen og bedre indkøbspriser. Grundlæggende handler det om at bidrage med fordele og øget lønsomhed for hvert enkelt medlem. Tidligere var medlemmerne aktionærer i Comfort, og uanset medlemsvirksomhedens størrelse havde de én aktie og én stemmeret. Fra januar 2022 ændrede vi vores struktur, og nu kan virksomhederne enten være rene medlemmer uden medejerskab eller sælge deres virksomhed til Comfort Group og fortsætte med at drive den lokale virksomhed som et selvstændigt datterselskab af Comfort.”
Interne projekter med eksterne fordele
At beslutte sig for og at implementere et finansielt system kan være svært nok. At få en partner til at gøre det kan være en meget sværere indsats. Med omkring 700.000 produkter og omkring 50 leverandører er det essentielt for Comfort at have en god struktur og tydeligt kunne følge med i, hvordan de klarer sig både kvalitets- og salgsmæssigt. I 2013 igangsatte virksomheden derfor ”Grundplattan” med det formål at sikre bedre kvalitetsvarer fra sine grossister og bedre styr på, hvilke produkter medlemmerne købte. Cepheo hjalp Comfort med at realisere projektet gennem sparring og implementering af de tekniske løsninger. Backend-aktiviteterne i ”Grundplattan” blev kørt på Microsoft Dynamics AX 2012 i kombination med et data warehouse.
Efter at Comfort, med vejledning fra Cepheo, migrerede fra Dynamics AX 2012 til Dynamics 365, besluttede virksomheden i 2019 at strømline transaktionerne i organisationen endnu mere. Dels for at få et bedre overblik over alle medlemmers køb og at kunne hjælpe dem mere effektivt, dels fordi antallet af fakturaer og transaktioner steg. Internt kaldes projektet "Betalingsansvar".
”Projekt Betalingsansvar betyder, at vi påtager os betalingsansvaret, når medlemmerne bestiller - og sikrer, at de gør det - hos vores kontraktleverandører. De bestiller selv direkte hos grossisten, som igen sender ordren til medlemmet, men fakturaen går til os. Vi har så betalingsansvaret, vi betaler leverandøren og fakturerer derefter medlemmet. Medlemsvirksomhederne er helt selvstændige, og de bestiller ikke noget gennem os, men vi tager os af rammeaftaler og betalingsansvar. Vi kræver af både kontraktleverandører og medlemmer, at de skal kunne sende og modtage EDI-fakturaer,” siger Hans.
Effektivitetsgevinster med EDI-fakturaer
Hvad er en EDI-faktura, vil nogle måske spørge? Meget enkelt kan du beskrive EDI (Electronic Data Interchange) som en opgradering af PDF (Portable Document Format). Hvor en PDF blot er et mere eller mindre vilkårligt digitalt format, der fungerer som en digital papirfaktura, er EDI derimod strukturerede data i et aftalt format, der giver mindre risiko for fejl i ordrer, ordrebekræftelser og fakturaer. EDI er også en mere sikker måde at sende og modtage fakturaer på, samtidig med, at det digitaliserer og effektiviserer fakturabehandlingen. Vil du gøre det nemmere for dig selv, kan du kalde EDI for en "E-faktura".
Hans fortsætter: ”En positiv effekt af, at vi betaler leverandørernes fakturaer, og medlemmerne betaler os, er, at vi kan se, om et medlem halter bagud med betalingen. Så ringer en lille alarmklokke hos os. Hvad er problemet? Har medlemmet brug for støtte, eller andet? I dag kan vi komme ind og hjælpe hurtigere, end da medlemmet havde et forretningsforhold til leverandøren og ikke et forhold til os. At vi har bedre styr på økonomien i vores medlemsvirksomheder end tidligere, er en meget vigtig del af Projekt Betalingsansvar og er til stor gavn for hele kæden.”
Store mængder indebærer altid risiko for fejl, der kræver manuel håndtering. Det vigtige er, at man i stedet for hele tiden at have et flow under supervision, kan fokusere på hurtigt at få løst de få fejl, der opstår. Før Comfort tog hjælp af Cepheo til at udvikle og implementere sit fuldautomatiske faktureringssystem, herunder EDI mellem leverandører og medlemsvirksomheder, kunne fakturaer slippe igennem og give problemer på flere niveauer. Med Comforts digitaliserede proces omkring fakturaflow, hvor alt nu er i skyen, sker det ikke længere.
”Vi håndterer cirka 16.000 ind- og udgående fakturaer om ugen, og det hele foregår næsten helt uden manuelt arbejde. Nu, hvor vi er en så stor en kæde, der håndterer så store mængder af fakturaer og har så mange transaktioner med vores medlemsvirksomheder, skal vi have en automatiseret faktureringsproces og en stabil og langsigtet systemsupport. Det får vi med denne løsning med EDI, baseret på Dynamics 365 og takket være samarbejdet med Cepheo,” siger Hans.
Fordelene ved en central cloud-baseret og stabil løsning er, at den automatiske styring er væsentligt forbedret, hvilket i sig selv gør det muligt at bruge både ressourcer og penge på andre ting. Hans giver eksempler på nogle klare administrative effektivitetsgevinster, som Comfort har nydt godt af de seneste år:
”Udover at vi ikke har behov for en person, der håndterer fakturaerne manuelt, har vi også kunnet outsource den finansielle opgave omkring betalingsansvar. Virksomheden, vi samarbejder med, er placeret i udlandet, hvor de håndterer al regnskab og bogføring direkte i vores system.”
Fakta overtrumfer mavefornemmelsen
En stor fordel ved Dynamics 365-platformen er de stærke integrationsmuligheder, der findes med andre produkter i hele Microsofts økosystem af apps og løsninger. Power BI er en vigtig del af denne omfattende værktøjskasse, hvor den giver mulighed for at fange data og få viden fra forskellige kilder. Uanset om det er Excel, Azure eller Dynamics 365, lader Power BI dig analysere, visualisere og transformere disse data til forretningsindsigt, der nemt kan deles på tværs af hele din organisation.
”I forbindelse med overgangen fra Dynamics AX2012 til Dynamics 365 begyndte vi at bruge Power BI-rapporter med information, hentet fra vores data warehouse. Det betyder, at vi har endnu tydeligere styr på alle indkøb, som vores medlemmer foretager, samtidig med, at vi kan arbejde mere faktabaseret over for vores leverandører,” siger Hans.
Hvorfor support er vigtig
For en IT-chef handler det ikke kun om at beslutte, hvilke løsninger der passer bedst til virksomhedens behov og budget, det er lige så vigtigt at tage stilling til, om en investering i applikationssupport er den rigtige vej at gå. Processer og datastrømme skal køre i baggrunden, mens du konsekvent og over tid skal vedligeholde applikationer i forhold til sikkerhed, nye forretningsbehov, regler, krav og versioner samt fejlrettelser. Et tilsyneladende lille problem kan føre til spild af værdifulde IT-ressourcer, hvilket kan være bekymrende nok. Hvis det går rigtig galt, kan hele forretningsdriften være på spil.
Comfort har arbejdet sammen med Cepheos eksperter i flere år, og til rådighed for VVS-kæden står en løsningsarkitekt, en ansvarlig for leverance, udvikling, teknologi, applikationer og BI, samt en række specialiserede konsulenter fra forskellige lande. Samarbejdet omfatter en såkaldt Managed Services-aftale, som betyder, at Cepheo administrerer, understøtter og opdaterer Dynamics 365 platformen hos Comfort. Strategisk rådgivning med løbende opfølgning og månedlige afstemninger er også en vigtig del af aftalen. Hans fortæller om ideerne bag indgåelsen af partnerskabet med Cepheo:
"I min verden er denne beslutning åbenlys. Spørgsmålet handler ikke om, hvorvidt vi skal have aftalen, men det handler mere om at få en så favorabel aftale som muligt. Vi er en lille, central organisation i kæden og at have en god support- og driftsaftale med en pålidelig partner er ekstremt vigtigt, hvis vi skal kunne fortsætte med og udvikle den løsning, vi har bygget. Det er sikrere end at være uden, plus at supporten giver tryghed. Hvis der er en hændelse, er ressourcer og færdigheder kun et opkald væk. Vi har haft de samme kontakter og Service Delivery Manager hos Cepheo i mange år, og det fungerer fint. Jeg ville aldrig køre et stort IT-projekt uden en supportaftale.”
Dataflow konverteret til forretningsværdi
At man som virksomhed aldrig kan stå stille, har været en sandhed til alle tider. Dette er endnu mere sandt i dag, da den digitale udvikling konstant rykker grænserne for, hvad der er muligt. Ved hjælp af Dynamics 365 og Cepheo har Comforts fokus hovedsageligt været på økonomistyring og administration. Men virksomheden hviler ikke på laurbærrene, og IT-chef Hans Spett slutter med at fortælle lidt om kommende digitale investeringer hos Sveriges førende VVS-virksomheder:
”Nu hvor vi har Dynamics 365 og et konstant dataflow, vil vi drage endnu mere fordel af Business Intelligence og sørge for også at få disse dele ud til vores medlemsvirksomheder. Så har vi vores e-handel, der genererer et parallelt flow, hvor der er muligheder for at investere og finde yderligere forretningsværdi.”
