Hoyer VMS Group leverer power and motion-løsninger til industri- og marinesektoren, hvor hver enkelt motor kan konfigureres i millioner af varianter. Virksomheden oplevede en stigende ordremængde, og samtidig blev det stadig vanskeligere at rekruttere nye medarbejdere med den nødvendige tekniske viden. Det satte virksomhedens ordreproces under pres og rejste et centralt spørgsmål: Hvordan kunne de fortsætte væksten uden at gå på kompromis med den tætte kundedialog?

"Vi satte os ned og spurgte os selv: Hvad kan vi gøre? Svaret var teknologi," fortæller Lasse Due, Vice President of Information Technology, Hoyer VMS Group.

Hoyer VMS Group tog selv de første skridt mod en mere digital ordrehåndtering.

"Vi prøvede først en mere traditionel OCR-løsning, men den var simpelthen for rigid. Kunderne skulle sende deres ordrer i bestemte formater, for at systemet kunne læse dem," fortæller Anne-Mette Tolne Søegaard, Commercial Excellence Director, Hoyer VMS Group

.
Hoyer VMS Group ønskede ikke at ændre kundernes arbejdsgange. Derfor begyndte virksomheden i stedet at undersøge, hvordan kunstig intelligens kunne tilpasse sig den måde, kunderne allerede arbejdede på.

Det blev starten på en AI-rejse, hvor Hoyer VMS Group sammen med Cepheo begyndte at udfordre den eksisterende ordreproces.

Et partnerskab med fælles idéudvikling

Lasse Due kendte allerede Cepheo og vidste, at de havde de rette kompetencer til at omsætte virksomhedens forretningsudfordringer til en brugbar løsning.

Samarbejdet begyndte med en række workshops, hvor medarbejdere fra begge virksomheder udfordrede den måde, ordreprocessen fungerede på.

"Vi startede med at identificere problemerne i den løsning, vi allerede havde, og fastslog, hvor vi gerne ville hen. Allerede midt i det andet møde præsenterede en af Cepheos arkitekter en idé, som vi med det samme kunne se potentialet i," fortæller Lasse Due.

Det var vigtigt, at projektet ikke blev drevet af IT alene. "Det her er ikke et IT-projekt. Det er et samarbejde mellem IT og salgsorganisationen. Vi har arbejdet lige hårdt på det, og det er en af årsagerne til, at projektet er forløbet så godt," siger han.

Det blev starten på en AI-rejse, hvor de to virksomheder sammen udviklede en Microsoft-baseret løsning, som automatiserer en af Hoyer VMS Groups mest komplekse administrative processer. Anne-Mette Tolne Søegaard fortæller, at det var vigtigt, at kunderne ikke oplevede en større kompleksitet, når de lagde en ordre.

"Det er vigtigt for os, at kunderne kan fortsætte med at sende deres ordrer, præcis som de plejer. Det er vores interne proces, vi har ændret. Ikke kundernes."

Med Microsoft Copilot Studio og Power Automate analyserer AI nu indholdet af ordren og omsætter oplysningerne til en salgsordre i Dynamics 365, uanset hvordan kunden vælger at sende den.

AI giver mere tid til kunderne

For Hoyer VMS Group handler værdien af AI ikke om at erstatte mennesker, men om at frigøre tid til det, mennesker er bedst til. Tidligere brugte salgsorganisationen en stor del af arbejdsdagen på at kontrollere og registrere ordrer. Med den nye løsning kan medarbejderne i stedet fokusere på dialog, rådgivning og stærkere kunderelationer.

"Med den nye løsning får vores salgsteam mere tid til de opgaver, der skaber mest værdi. Vi kan være tættere på kunderne, opbygge relationer og tale med dem i stedet for at bruge tiden på at indtaste ordrer," fortæller Nisha Korff, Team Manager, Hoyer VMS Group.

For Nisha Korff handler gevinsten om at få en bedre forståelse af kundernes behov. "Vi ønsker at komme tættere på vores kunder, så vi bedre kan forstå deres behov og tilbyde dem de rigtige løsninger," siger hun.

Den forventning deles af Anne-Mette Tolne Søegaard, som ser AI som et værktøj til at overtage en stor del af den manuelle ordrehåndtering. Hun forventer, at løsningen på sigt kan frigøre 10 til 20 procent af salgsorganisationens tid, så medarbejdernes erfaring og faglighed kan bruges dér, hvor de skaber størst værdi for kunderne.

Governance og AI til Hoyer VMS Group

Hos Hoyer VMS Group var interessen for AI til stede, længe før den konkrete løsning til ordrehåndtering blev udviklet. Virksomheden eksperimenterede tidligt med generativ AI, etablerede sin egen LLM og afprøvede forskellige AI-værktøjer

.
Efterhånden som AI blev en strategisk prioritet, blev det tydeligt, at teknologien også krævede klare rammer.

"Det er vigtigt at have en governance-model på plads. Medarbejderne skal vide, hvilke teknologier de må bruge, og virksomheden skal have AI-politikker og -retningslinjer. Ellers risikerer IT-teamet at blive flaskehalsen," siger Lasse Due.

Governance handler ikke om at begrænse innovationen, men om at skabe et sikkert fundament, hvor medarbejderne trygt kan udvikle og anvende AI på tværs af organisationen.

AI-løsningen lærer og udvikler sig kontinuerligt

AI-løsningen er udviklet til at lære og udvikle sig, i takt med at den bliver brugt. Hver gang en medarbejder gennemgår en ordre og retter en fejl, lærer AI af rettelsen. Samtidig trækker løsningen på historiske kundedata, så den bliver stadig bedre til at forstå den enkelte kundes bestillingsmønstre og de mange produktvariationer.

Det betyder, at løsningen ikke blot automatiserer ordrebehandlingen, men løbende forbedrer sin præcision og bliver en stadig stærkere støtte for medarbejderne. I takt med at AI lærer, forventer Hoyer VMS Group, at endnu flere ordrer kan behandles med minimal manuel indgriben.

Vi er kun i begyndelsen af AI-rejsen

Ordrehåndtering er den første i en ny generation af AI-løsninger hos Hoyer VMS Group, men ambitionerne rækker længere. Erfaringerne fra projektet har allerede skabt nye idéer til, hvordan kunstig intelligens kan understøtte andre forretningsprocesser og frigøre endnu mere tid til opgaver, hvor medarbejdernes viden og relationer gør den største forskel.

"Customer first-tankegangen er i vores DNA. Hvis vi kan automatisere vores komplekse processer med AI, så vi kan bruge mere tid på kunderne, er det en stor gevinst. Det er det, vi arbejder hen imod," siger Lasse Due og afslutter med ”Microsoft Copilot er blevet en ny kollega. AI er her, og vi har kun set begyndelsen."