”Vi havde ikke en defineret global salgsproces. Vores datterselskaber havde delvist autonome processer og systemer. Det gjorde det svært at dele viden på tværs af selskaberne,” siger projektleder Karina Dall Rasmussen fra C.C.JENSEN.

Det betød, at store synergier gik tabt for produktionsvirksomheden med hovedsæde i Danmark, fortæller projektlederen om tiden, før de fik det standardiserede salgssystem Microsoft Dynamics 365 Sales.

”Historisk set har vi været vant til at have et godt overblik over ordrebøgerne og vores historiske salgstal, men afrapporteringen af pipeline skete manuelt i Excel på et månedligt møde. Det var ret ressourcekrævende at danne sig et overblik over pipeline på tværs af selskaberne, hvilket gjorde, at vi gerne ville gå fra ’local to global’, hvor vi kan se alle vores master data ét sted,” forklarer hun.

Sælgerne arbejdede også på forskellige måder, fordi der er tale om globale kunder og mange forskellige segmenter, fortæller Karina Dall Rasmussen. 

”Det giver udfordringer, når man gerne vil skalere forretningen og styre den på tværs. Med så mange forskellige kulturer og selskaber er det vigtigt at have et fællessprog for salgsprocessen,” fortæller hun om værdien ved at standardisering af arbejdsprocesser. 

Det har C.C.JENSEN fået takket være Microsoft Dynamics 365 Sales med nogle håndplukkede udvidelser på toppen. Tilsammen standardiserer løsningen arbejdsprocesser og kundedata, hvilket sikrer en opdateret pipeline uden at skabe en for stor grad af ensretning i salgsarbejdet på tværs af markeder og kulturer. Denne balance har fremmet samarbejdet i og uden for organisationen.

C.C.JENSENs fundament er en standardiseret Dynamics 365 Sales-løsning med en begrænset mængde af tilpasninger. Det gør det blandt andet nemmere for organisationen, når Microsoft kommer med sine løbende opdateringer til løsningen og bidrager til et enklere vedligehold af løsningen.

Løsning gik live hos C.C.JENSEN i 2019 og siden har fokus været på user adoption og på løbende opjusteringer af løsningen i samarbejde med Cepheo. 

Sælgerne får bedre overblik og mere tid med nyt system

Microsoft Dynamics 365 Sales giver den danske producent en indsigt i og mulig styring af salgsprocessen, som man ikke havde før. Nu har virksomheden et ekstra datasæt med sig, når de træffer strategiske beslutninger om virksomhedens fremtid.

”Systemet skaber en rød tråd fra lead over salg til mersalg og krydssalg. Det forbedrer vores overblik, hvilket giver den enkelte sælger og ledelsen muligheden for at prioritere bedre, være mere fokuserede og strategiske. Alt andet lige forkorter det også tiden fra lead til ordre,” siger Karina Dall Rasmussen, der havde ansvaret hos C.C.JENSEN for implementeringen af løsningen.

Hun har særligt ét godt og lavpraktisk eksempel på en klar forbedring i sælgernes arbejdsdag:    

”Tidligere spildte sælgerne en masse tid, fordi de skulle arbejde fra flere forskellige programmer og vinduer eller var nødt til at have fat i en kollega for at få den nødvendige information. Nu kan sælgeren primært arbejde i ét vindue, uden at skulle skifte frem og tilbage. Det kan fx være direkte i Outlook eller i Dynamics 365 Sales-appen på en mobil enhed, hvor sælgeren kan finde alle relevante informationer og data fra Dynamics 365 Sales og foretage opkald gennem Microsoft Teams. Det gør sælgerne mere effektive, og sikrer registreringen af ny potentiel forretning i form af leads on the fly,” siger projektlederen.

Det har givet produktionsvirksomheden nye muligheder i markedet.

”Dynamics 365 Sales giver os muligheden for at skalere op efter behov. Vi kan visualisere vores data, hvilket optimerer forståelsen og formidlingen. Vi kan også automatisere processerne omkring opfølgning på en kunde, ligesom vi kan knytte flere apps til efterhånden, som vi bliver dygtigere til at bruge platformen og vores data,” siger Karina Dall Rasmussen.

Oliefilterproducenten er så dedikeret til at få bedre indsigt i sine data om kunderne og salget til dem, at de begyndte med Power BI i 2022. Løsningen hjælper med at kombinere, organisere og visualisere data fra såvel Customer Engagement som finans- og logistiksystemet på nye måder, så C.C.JENSEN får større indsigt i den verdensomspændende forretning.

”Takket været Power BI har vi det seneste år kunnet følge udviklingen i vores segmenterede pipeline på daglig basis. Det har en stor værdi at gå fra at tro til at vide, og indsigterne fra Power BI giver et værdifuldt input til vores prioriteringer,” siger Karina Dall Rasmussen.

Udvidelser giver endnu flere muligheder

C.C.JENSEN har udvidet deres standardløsning i Dynamics 365 Sales med Power Pages, SharePoint og videns- & fildelingssystemet Cepheo Collaborate.

”En del af vores omsætning kommer via tredjepartsselskaber i form af distributører, så vi var nødt til at sikre, at vi har den rette IT-infrastruktur på plads til at indsamle og dele den helt rigtige viden om vores produkter på tværs af hele organisationen,” siger Karina Dall Rasmussen.

Samspillet mellem løsningerne fremmer dét, som det hele handler om: supporten til kunderne. Nu kan C.C.JENSENs medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere let og enkelt tilgå de samme data.

”Før havde vi vores filer til internt brug på en server og eksternt brugte vi en Knowledge Database. Med Cepheo Collaborate-løsningen har vi udvalgte filer liggende på vores SharePoint-sites, som så bliver delt til samarbejdspartnerne via Power Pages,” siger hun og uddyber: 

”Det betyder, at filerne kun skal vedligeholdes ét sted og vores eksterne partnere har adgang til den seneste udgave af filerne på samme tid som vores medarbejdere. Det sparer os for misforståelser, tidsspild og potentielt i sidste ende utilfredse kunder, som ikke har modtaget den rette rådgivning og dokumentation.”

Bevidstheden om behovet for vedligehold og governance betyder meget hos C.C.JENSEN i forhold til både data og samarbejdsværktøjer. Eksempelvis var virksomheden tilbageholdende med at rulle alle funktionerne i Teams ud til medarbejderne, før strukturer og arbejdsgange var på plads:

”Governance vægter vi meget højt. Oprettes der Teams-grupper til højre og venstre bliver data og indsigter spredt for alle vinde, og så går vidensdelingen tabt igen,” siger Karina Dall Rasmussen og tilføjer:

"Ved brug af den i samarbejde med Cepheo udviklede app, fik vi fra 2022 styr på Microsoft Teams-oprettelse samt lifecycle. Nu midt i den globale udrulning af MS Teams som collaboration tool, kan vi konstatere, at den front end kommer til at tilføre stor værdi i det daglige samarbejde og vidensdeling på tværs af afdelinger og landegrænser."  

Strategisk sparring skaber spændende fremtid

C.C.JENSEN erhvervede en del af løsningerne på baggrund af strategisk sparring med og rådgivning af Cepheo. Hvad ligger bag den beslutning?

”Vi manglede en ressource, som kender CCJ-teamet samt vores forretning, og som ikke er begravet i driftsopgaver. En løsningsarkitekt med evnen til at hæve sig op i helikopteren, udfordre os på vores løsninger og optimere processerne. Det behov understøttes med den strategiske sparring med Cepheo,” siger Karina Dall Rasmussen.

Visionen for fremtiden for samarbejdet mellem Cepheo og C.C.JENSEN er fortsat fokus på optimering af produktionsvirksomhedens evne til at indgå i en struktureret og effektiv dialog med sine kunder både før, under og efter salget.

”Først og fremmest er der mange flere muligheder i Dynamics 365 Sales, vi gerne vil udnytte. Derudover er vi i gang med at opgradere vores marketingfunktion, hvor en løsning som Dynamics 365 vil kunne en høj grad af marketing automation, som udnytter samspillet med de andre systemer,” siger projektleder Karina Dall Rasmussen.

Næste skridt er en såkaldt datalake. I takt med, at flere funktioner digitaliseres og automatiseres, vil det kræve en stærkere datainfrastruktur. I datalaken vil C.C.JENSENs data blive centraliseret, så den kan standardiseres og tilgås af alle systemer, hvilket skaber forudsætninger for bedre vidensdeling og mere kvalificerede analyser.

”Vision og implementering af systemer gør det dog ikke alene, så kæmpe ros til medarbejderne, som i den grad konstant må omfavne forandringer med nye systemer og arbejdsgange. Det har været en fantastisk rejse indtil videre – og vi fortsætter med at udvikle os samt vore systemer, så de er tilpasset markedets og kundernes behov .” slutter projektleder Karina Dall Rasmussen.