”Vi var mange, der var på vagt hele tiden. Jeg sov altid med telefonen ved siden af hovedpuden og ringede man to gange, ville man altid få fat i mig anden gang. Døgnet rundt, året rundt. Nu har automatikken taget over, og jeg kan igen sove trygt om natten,” siger Frode Vatne, der er CIO i Pelagia.

Dagligdagen har ændret sig markant for Frode Vatne og Pelagia, der er en markedsledende producent af fiskeprodukter med hovedkontor i Bergen. Tidligere skulle han konstant løse pludselige problemer og holde et aldrende system kørende, hvilket ikke tillod meget tid til udvikling. Det gjorde Pelagia sårbar og afhængig af enkelte medarbejdere. Der var aldrig en weekend eller en ferie, hvor computeren ikke skulle frem for at løse problemer, fortæller Frode Vatne.

På den gamle platform blev der brugt mere og mere tid på drift på grund af aldrende systemer, hvilket tog tid fra udvikling og strategi. Nu er den udfordring stort set væk:

”Vi har mere eller mindre fjernet driften fra vores dagligdag, og vi har nu fokus på nye ting og på at få etableret nye funktionaliteter til forretningen,” siger Pelagias CIO.

Det var en IT-løsning fra Cepheo, der sikrede Frode Vatnes nattesøvn. Løsningen bestod af en Cepheo Managed Services-aftale, der lagde drift og vedligehold af systemer og apps over til Cepheo. Pelagia fik også implementeret Microsoft Dynamics 365 suppleret med Cepheo Process Industries Solution, der imødekommer en række branchespecifikke behov med fokus på sporbarhed, kvalitet, sikkerhed og dokumentation for at opfylde de krav, der stilles af kunder og myndigheder i fødevareindustrien.

Pelagia prioriterede ifølge Frode Vatne at få en partner, der forstod både tekniske og kommercielle branchespecifikke behov:

”Den samlede norske lakseproduktion er mindre end den mængde fisk, vi får igennem hos Pelagia. Vi havde simpelthen brug for nogen, der kunne levere store løsninger til store firmaer på en effektiv og simpel måde, og efter et par runder endte vi hos Cepheo,” forklarer han.

Geninvestering af effektiviseringsgevinster

Cepheo hjælper som en del af Managed Services-aftalen med at kortlægge kommende opdateringer fra Microsoft, hvad implementeringen kræver af Pelagia, ligesom Cepheo også understøtter den endelige implementering. Managed Services-aftalen har ifølge Frode Vatne frigjort et stort beløb til nyinvesteringer, hvilket understøtter Pelagias ønske om at fastholde rollen som markedsleder ved at være på forkant med den teknologiske udvikling. 

Ressourcerne, som Managed Services-aftalen har frigjort, er blevet geninvesteret i automatisering af manuelle opgaver og implementering af flere funktioner fra Dynamics 365 til at løse opgaver i forretningen, der tidligere blev løst ved brug af papir eller Excel-ark.

Brugen af automatisering og databehandling har betydet, at Pelagias produktionslinjer hele tiden bliver effektiviserede:

”Vi kunne mere i maj, end vi kunne i januar, og nu i november kan vi mere, end vi kunne i maj. Vi har et ønske om hele tiden at blive mere automatiserede og effektive og den sparring, vi får fra Cepheo-konsulenterne og de løsninger, der er blevet implementeret, har ført til en mærkbar reduktion i manuel håndtering af arbejdsopgaver,” lyder det om det foreløbige resultat af Pelagias automatisering.

Det har været uvurderligt for Frode Vatne og Pelagia at have Cepheo som proaktiv sparringspartner, der både kan komme med nye ideer, men også være kritisk og sige nej:

”Hvis vi fortsat skal være en markedsledende virksomhed, skal vores partner levere det, vi har brug for, og ikke bare det, vi efterspørger, og det er en opgave, Cepheo evner at løfte,” siger Frode Vatne.

Langtidssikret partnerskab

I jagten på ny IT-partner indså Frode Vatne, at ikke hvem som helst ville kunne leve op til Pelagias forventninger.

”Vi besluttede, at det er ikke vigtigt, hvor konsulenterne sidder, men hvilke kompetencer de har, og hvilke løsninger og funktioner de har arbejdet med tidligere. Den viden og de arbejdsgange, vi får hos Cepheo, er så strukturerede og solide, at det er uafhængigt af individer,” siger Frode Vatne.

Han forklarer, at samarbejdet mellem Pelagia og Cepheo er blevet struktureret i en grad, så det også er uafhængigt af tid og sted.

”Vi samarbejder primært gennem Microsoft DevOps, og her har alle lige kort afstand til vores konsulenter fra Cepheo. Om konsulenterne sidder i Danmark, Polen eller Sverige, er fuldstændig ligegyldigt, da vi har kørt alle vores processer over på engelsk, så alt er mere tilgængeligt. Samtidig har vi forbudt kommunikation på e-mail, og hvis nogen forbryder sig, skal de ikke forvente et hurtigt svar,” siger Frode Vatne.

Samarbejdsformen skal sikre at viden er tilgængelig og ikke gemt i nogens hoved eller mailboks:

”Det gør det mere gnidningsfrit, når medarbejdere eller konsulenter udskiftes, hvilket uundgåeligt vil ske på et tidspunkt. Vi kan ikke forvente, at alle er med fra start til slut over flere år. Det skal også være et setup, der skal kunne overleve mig.” afslutter Pelagias CIO Frode Vatne, der nu kan holde fri med ro i sindet.