Den familieejede danske møbel- og belysningsvirksomhed Jacobsen Plus blev grundlagt i Horsens i 1929 af tømreren Wilhelm Eriksen.

Siden da er virksomheden gået fra at være et træværksted, der blev et møbelhus, der til sidst blev omdannet til nutidens livsstilscenter. Da virksomheden blev udvidet med designmøbler i 2006, tog den sit nuværende navn i samme ombæring.

I dag har Jacobsen Plus 50ansatte, og bag rattet står Claudia og Peter, der er femte generation Jacobsen.

"Retningen har været den samme i de sidste 10 år", siger Claudia - ansvarlig for administration, salg og indkøb - og tilføjer, "Jacobsen Plus er en af ​​Danmarks mest progressive møbelbutikker, og vores mission er at levere kvalitetsprodukter fra både danske og internationale high-end designere og producenter og at tilbyde en god kundeoplevelse.”

Automatiseret administration

For nylig blev der imidlertid taget skridt i en delvist ny retning. For som med mange andre virksomheder er faktura- og dokumenthåndtering en vigtig del af Jacobsen Plus' forretningsdrift. Tidligere blev fakturering håndteret manuelt i Microsoft Dynamics AX, og man begyndte derfor at undersøge mulighederne for at implementere en automatiseret måde at arbejde på fakturaopdateringer.

”Vi samarbejdede allerede med Cepheo, som var med til at implementere og understøtte vores ERP-system, og da vi ikke selv havde kendskab til egnede løsninger, spurgte vi, hvad der i vores administrative del var muligt at automatisere og digitalisere. Cepheo anbefalede ExFlow, som vi besluttede at bruge,” siger Claudia.

ExFlow har været på markedet siden 2003 og bag løsningen står svenske SignUp Software. Tilfældigvis er SignUp Software også familieejet, men først fremmest er virksomheden Microsoft-certificeret ISV (Independent Software Vendor), hvis tillægsmodul kan integreres i forretningssystemer som Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics AX samt Microsoft Dynamics NAV. ExFlow effektiviserer og automatiserer arbejdsgangene til indkøb og leverandørfakturaer.

Modulet er let at bruge, og i Jacobsen Plus' tilfælde er det baseret på AX, hvilket gjorde det muligt, at de i stedet for at spilde tid og ressourcer på at lære deres personale at bruge et nyt system kunne fortsætte med at arbejde i et velkendt ERP-miljø.

”Takket været, at vi har digitaliseret fakturahåndtering, er hele vores arbejdsproces blevet betydeligt forkortet. Dette har igen givet os mulighed for at bruge mere tid på andre administrative opgaver i afdelingen. Vi har nok indtil nu reduceret vores arbejdstid i forbindelse med fakturering med 50%,” fortsætter Claudia.

Blød start med moduler

Hos organisationer er der ofte en modvilje mod at foretage ændringer i etablerede arbejdsprocesser. Digitale omstillinger kan derfor opfattes som både besværlige og dyre. For virksomheder, der ønsker at få en god, blød start med deres digitalisering, er tilføjelsesmoduler en mulig vej frem.

Fordelene ved ExFlow er, at der i modsætning til andre EFH-systemer (et paneuropæisk, digitalt format til fakturering for virksomheder og myndigheder) ikke er behov for integration, dobbeltregistrering eller kontoplaner. På samme tid kræves ingen ekstra databaser, og opgraderingerne er nemme at administrere.

Da ExFlow er indbygget i ERP-løsningen, håndteres alt i realtid direkte i systemet. I Jacobsens Plus' tilfælde udføres administrationen i Dynamics AX, og godkendelser foretages let online med enhver enhed.

”Det har selvfølgelig ikke været gratis at implementere ExFlow, men jeg sætter pris på, at omkostningsbesparelserne bliver tydeligere jo længere vi bruger løsningen. Tidligere, da fakturahåndtering var en stor del af vores hverdag, overvejede vi at ansætte en ny medarbejder. Det har vi kunnet droppe, efter ExFlow blev installeret,” slutter Claudia Jacobsen.