Udfordring

Et forældet og ufleksibelt ERP-system, der ikke kunne understøtte virksomhedens vækst og innovation.

Løsninger

Implementering af en moderne og skalerbar cloudløsning, der kan tilpasse sig virksomhedens nuværende og fremtidige forretningsbehov og -processer.

Resultat

En optimeret og innovativ forretning, hvor de kan træffe klogere beslutninger og forbedre både effektivitet, produktivitet og nytænkning.

Eva Solo er en dansk design virksomhed, der sælger boligtilbehør og køkkengrej i høj kvalitet og flot design. Virksomheden har eksisteret siden 1913 og sælger til mere end 60 markeder. Virksomheden havde et ældre ERP-system, der var baseret på Microsoft Dynamics NAV. Systemet var ikke længere opdateret og kunne ikke integreres med nye systemer eller platforme. Det betød, at virksomheden havde mange manuelle processer og dobbeltregistreringer. Desuden kunne systemet ikke tilpasse sig virksomhedens fremtidige behov og forretningsprocesser, hvilket begrænsede systemets evne til at understøtte Eva Solos fremadrettede forretningsudvikling.

Tilrettet, men tung

Den gamle Dynamics NAV-løsning var yderst tilpasset i forhold til Eva Solos organisation, men den havde også nogle store ulemper. Da løsningen efterhånden var mere end 15 år gammel, var den slet ikke opdateret med de nyeste funktioner og teknologier fra Microsoft.

Samtidig krævede integrationer med andre systemer eller datakilder, der kunne give et bedre overblik over forretningen, en betydelig indsats.

De mange tilpasninger betød , at løsningen ikke var let at vedligeholde eller ændre, når der opstod nye behov eller krav. Ofte krævede det meget manuelt arbejde og indtastning.

Skalerbar og fremtidssikker

Eva Solo valgte at implementere Microsoft Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management som sin nye ERP-løsning. Det er en cloudbaseret løsning, der giver virksomheden adgang til de nyeste funktioner, sikkerhedsforanstaltninger og opdateringer. Løsningen er også fleksibel og skalerbar, så den kan tilpasses virksomhedens behov og vækst.

Microsoft Dynamics 365 Business Central, der har efterfulgt Dynamics NAV, var også i spil, men Eva Solo kunne sammen med Cepheo identificere, at Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management passede bedre til virksomhedens nuværende og fremtidige behov.

“Hvis vi valgte Business Central, så skulle vi alligevel have en række applikationer og tilføjelser, som stred mod vores ønske om at holde os til standard og den uafhængighed, det giver. Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management kan så meget i sig selv, at behovet for tilpasninger er reduceret betydeligt,” siger Sten Clemen Andersen, CFO hos Eva Solo.

I Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management ser han en løsning, der ruster Eva Solo langt bedre til at understøtte både deres forhandlernetværk og deres direkte B2B-salg:

“Vi har fået skabt et solidt IT-fundament for vores samlede værdikæde og fået konsolideret forretningen på en samlet, fremtidssikret løsning. Det sikrer, at vi som engrosvirksomhed bedre kan støtte vores forhandlere med den dokumentation, data og processer, de har brug for.”

Katrine Randrup Torp, der er Supply Chain Manager hos Eva Solo med ansvar for lager, kundeservice, compliance og indkøb, tilføjer:

”Vi havde brug for en løsning, der fungerer effektivt, uanset om vi skal sælge 10 individuelle tallerkner til en privatkunde eller 10 paller tallerkner til en butik, og det har vi fået.”

”Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management kan så meget i sig selv , at behovet for tilpasninger har været minimalt.”
Sten Clemen Andersen
CFO, Eva Solo

Forståelse for forretningen

For at sikre en vellykket implementering, valgte Eva Solo Cepheo som sin implementeringspartner blandt flere mulige. Valget handlede i høj grad om forståelse for Eva Solos forretning:

”Cepheos konsulenter viste, at de havde forstået os ved at være konkrete og ligefremme, fremfor generelle eller flyvske. Med mange interessenter inden for produktion, logistik og ikke mindst forhandlersiden, har engrosvirksomheder, som vores, en vis kompleksitet. Det krævede en forståelse for vores branche for, at vi kunne få en god implementering, og Cepheo var den Microsoft-partner, som udviste den største branche- og forretningsforståelse, hvilket var udslagsgivende,” forklarer Sten Clemen Andersen.

Rustet til fremtiden

Hvor Eva Solo efterhånden havde maksimeret, hvad der var muligt inden for den aldrende Dynamics NAV-løsning, åbner Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management op for en lang række nye muligheder.

”I første omgang har prioriteten været, at vi skal kunne det samme i Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management, som vi kunne i Dynamics NAV. Men det, der er spændende, er alle de døre, der er blevet åbnet, som ikke var mulige før,” siger Sten Clemen Andersen og uddyber:

”Vi er ikke parate til det endnu, men Microsoft Power Platform er en vigtig årsag til, at vi valgte at forblive på en Microsoft-platform. Jeg glæder mig til at udnytte de muligheder og høste de gevinster, som Power Platformen kan give os i form af øgede indsigter og en højere grad af automatisering.”

Sten Clemen Andersen er ikke alene med sin spænding over de muligheder, som fremtiden bringer ved hjælp af Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management:

”Vi bruger jo kun en brøkdel af, hvad vi kan med den nye løsning,” siger Katrine Randrup Torp.

Sten Clemen Andersen tilføjer:

”Samtidig med, at vi kan løse langt mere inden for løsningen og inden for Microsofts økosystem, er Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management meget bedre rustet til at skulle integreres med nye systemer hos vores kunder eller leverandører. Havde vi udskudt at erstatte Dynamics NAV-løsningen, havde det krævet tung kodning og mange timer, når vi skulle integrere med moderne systemer.”

Som CFO og Supply Chain Manager dækker Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management hvert af Sten Clemen Andersens og Katrine Randrup Torps ansvarsområder, og begge er enige om, at det på kort sigt er hendes områder, der kommer til at høste de største gevinster.

”Løsningen har været live i knap 1,5 måned, og allerede nu mærker jeg, at vi er i stand til at få et bedre overblik, hvilket styrker vores evne til masterplanlægning og giver en større leveringssikkerhed. Vi kommer til at kunne forecaste langt bedre, hvilket vil give lavere lagerværdi og bidrage til at få omkostningerne ned. Det skyldes fx et bedre overblik over, hvor varen er i processen, fx i produktion, under transport, på lager eller på vej til kunden eller butikken,” fortæller Katrine Randrup Torp.

Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management ruster samtidig til forventninger og krav fra både myndigheder og forbrugere, der stiger i forhold til klimabelastning. Katrine Randrup Torp forklarer, at Supply Chain Management-modulet arbejder langt bedre sammen med deres eksterne system til registrering af emballage- og råvareforbrug samt transport. Dermed kan de bedre udregne deres klimapåvirkning og identificere de produkter og processer, der har den største påvirkning.

”Løsningen har været live i knap 1,5 måned og allerede nu mærker jeg, at vi er i stand til at få et bedre overblik, hvilket styrker vores evne til masterplanlægning og giver en større leveringssikkerhed.”
Katrine Randrup Torp
Supply Chain Manager, Eva Solo

Stærk faglighed skaber respekt

Sten Clemen Andersen udtrykker tilfredshed med Cepheo, som har stået for implementeringen af den nye løsning. Han fremhæver, at Cepheos konsulenter har været meget engagerede og lydhør for at sætte sig ind i netop vores virksomheds processer. Han fortæller, at de har været gode sparringspartnere og givet mange tips og anbefalinger til opsætning baseret på deres viden fra andre projekter samt tidligere erhvervserfaring.

Katrine Randrup Torp tilføjer:

”Vi har haft en god balance, hvor vi både er med i processerne, så vi forstår logikken i systemet, men samtidig har vi med ro ladet konsulenterne finde de rette løsninger, fordi vi har tillid til, at opgaverne er i gode hænder.”

Hun forklarer samtidig at konsulenterne fra Cepheo har været løsningsorienterede, når der har været bump på vejen:

”Ved implementering af så stort system har vi mødt udfordringer. Et nyt ERP-system kan ikke dække over alle vores processer og krav fra dag 1, men vi har løbende haft et fint samarbejde med Cepheos konsulenter om at finde nogle løsninger, som er blevet implementeret og har løst udfordringerne.”

Forankring og udvikling

I første omgang er fokus på at få forankret løsningen på tværs af organisationen, så virksomhedens arbejdsgange matcher de muligheder, Dynamics’ løsninger giver. Dernæst forklarer Sten Clemen Andersen, at det er hans vision, at Power Platform skal åbne op for forståelsen af forretningen ved hjælp af mere tilgængelige indsigter og automatisering af rutineopgaver, så der bliver mere tid og flere ressourcer til forretningsudvikling.

Alt dette, understreger han, skal understøttes af et fokus på at udvikle virksomhedens kultur, så der kommer en langt større forståelse for teknologiens muligheder.

”Vi skal sikre, at vores medarbejdere har det rette mindset i forhold til teknologi, hvis vi for alvor skal udnytte de teknologiske muligheder, der byder sig nu og i de kommende år,” fortæller Sten Clemen Andersen.

Som ansvarlig for virksomhedens forsyningskæde, ser Katrine Randrup Torp store muligheder ved at sætte fokus på Eva Solos indkøbsfunktion. Her nævner hun blandt andet forecast-opfølgning, lageroptimering, sortimentstilpasning og prissætning med udgangspunkt i BI-rapporter som områder, der er oplagte at sætte fokus på i næste etape.

Samtidig erklærer hun sig enig i Sten Clemen Andersens fremhævelse af kultur.

”Vi skal have lige så stort fokus på menneskelige processer som på de tekniske. I takt med at systemer og muligheder udvikler sig, kan vi ikke arbejde, som vi altid har gjort. Tingene skal følges ad,” fortæller Eva Solo’s Supply Chain Manager.

Afslutningsvis udtrykker Sten Clemen Andersen en generel tilfredshed med både Microsoft Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management samt samarbejdet med Cepheo, der har fået løsningen implementeret hos virksomheden:

”Vi er glade for vores nye ERP-løsning, og Cepheo har været en god implementeringspartner. Det giver os en moderne og fremtidssikret platform, der kan hjælpe os med at optimere vores forretning og skabe værdi for vores kunder.”