”Vi valgte Cepheo Collaborate, fordi vi kunne se mulighederne i forhold til at binde rettighederne i Microsoft 365-pakken sammen, som Microsoft Teams og Microsoft SharePoint ikke kunne på det tidspunkt. Mange af vores enkeltstående systemer kan i princippet godt løse de isolerede opgaver alene, men Cepheo Collaborate er limen, der binder vores systemer sammen. Det er en infrastruktur, der hjælper os i IT med at gøre brugeroplevelsen bedre for brugerne,” fortæller Lars Filstrup, der er Group IT Manager hos Universal Robots.

For Lars Filstrup og Universal Robots har det været en pointe i sig selv at udnytte flest mulige funktioner og muligheder i den eksisterende Microsoft-licens i stedet for at købe adskilte software licenser fra forskellige leverandører, som derefter nøje skulle integreres.

”Lad os da udnytte licenserne så intenst som muligt, og samtidig drage fordel af, at brugerne kender værktøjerne i forvejen,” forklarer Lars Filstrup og uddyber:

”Filosofien har været at gøre mest muligt i SharePoint og Teams, så vores medarbejdere ikke behøver at bruge tid på at lære nye brugerflader at kende.”

Cepheo Collaborate blev første gang introduceret hos Universal Robots for at skabe et effektivt projektstyringsværktøj. Research & Development-afdelingen havde et ønske om et værktøj, hvor projektlederne nemt kan have overblik over, hvor langt man er i processen, hvem der har bidraget, og hvad der er godkendt.

Universal Robots har med Cepheo Collaborate fået en løsning, hvor man har en stage-gate model til projektstyring, hvor hver gate har sin egen aflåste projektrumsgruppe i Teams. Det betyder, at fortroligt materiale kun deles på et ”need-to-know” basis, så folk har adgang til det materiale som de har behov for, men heller ikke mere end det.

”Vi ville ikke kunne styre det rettighedsmæssige med, hvem der har styr på hvilke dokumenter, og hvem der må se, hvad uden at have Cepheo Collaborate med inde over,” siger Lars Filstrup.

Prioriteterne har været drevet af, hvor forretningen har haft et behov:

”Vi havde fx et Quality Management System i forvejen, og det trængte til en opdatering. Her brugte vi Cepheo til at få skrevet det om, så vi nu har et bedre overblik over hvor de enkelte dokumenter er i processen og hvilke medarbejdere der har ansvaret for dem,” siger Lars Filstrup.

Det er et vigtigt system, der sikrer, at kravene til Universal Robots ISO-certificering overholdes, og en delvis automatisering af arbejdsgange heri tydeliggør opgaver og mindsker risici for menneskelige fejl i dokumentationsprocessen.

Automatisering og overblik

Hos Universal Robots understøtter Cepheo Collaborate Contract Management med digital signatur, virksomhedens Quality Management System og deres Projektstyringsværktøj. Gevinsten har ikke blot været automatisering, men også et overblik:

”Cepheo Collaborate har sparet os meget manuelt arbejde og ved hjælp af dashboards kan vi nu også følge dokumenternes flow. Vi kan altid se hvem der er ansvarlig for de enkelte dokumenter, følge versionshistorikken, tillføje ekstra specielle rettigheder samt se ”hvem der har bolden,” siger Pia Charlotte Westh, der er SharePoint & Microsoft 365 Specialist hos Universal Robots og tilføjer:

”Med få klik på disse dashboards får vi hurtigt et samlet overblik over alle de bilag/dokumenter som ligger bag eksempelvis en digital signeret kontrakt.”

I mange virksomheder bliver medarbejderes tid ikke udnyttet optimalt, da tiden bliver brugt på at skabe, arkivere, genfinde og dele kontrakter og aftaler fra flere forskellige steder. Tidligere var det også tilfældet hos Universal Robots:

”Lige som mange andre havde vi kontrakter og aftaler liggende mange steder i organisationen på fildrev, SharePoint og mailbokse. Cepheo Collaborates løsning til Contract Management med digital signatur kom ud fra et ønske om at samle alt dette ét sted med vores indkøbs- og juraafdeling som de centrale spillere. Vi har fået bedre overblik over de aftaler, der bliver indgået, og har fået automatiseret dele af styringen omkring aftalerne, så vi eksempelvis får notifikationer, inden kontrakter udløber eller andre deadlines og handlinger i kontrakten står til at skulle handles på.” siger Lars Filstrup.

Pia Charlotte Westh tilføjer:

”Cepheo Collaborate er et værktøj, der gør det nemmere for os at være på forkant med kontraktudløb, så vi i rette tid kan forlænge eller tage en velovervejet beslutning om ikke at forlænge samarbejdet.”

”Rettighedsstyringen i Contract Management gør det samtidig nemt at få nye brugere på fra afdelinger, der gerne vil bruge systemet til deres kontrakter, uden at vi er nødt til at skaffe separate systemer til den. Vores kvalitetsafdeling er eksempelvis interesseret i at udnytte, at de kan bruge den digitale signatur,” siger Pia Charlotte Westh.

Hos Universal Robots Project Management Office, hvor Cepheo Collaborate første gang blev introduceret til projektstyring, har man også kunnet mærke forskel:

”Takket været Cepheo Collaborates evne til at binde vores systemer sammen har de fået et langt bedre overblik over de projekter, vi har gang i, hvor vi er i processen, og en bedre styring af de dokumenter, der gør, at man kan godkende og komme videre i stage-gate processen.” siger Lars Filstrup og tilføjer: ”Det havde været svært at opnå den samme arbejdseffektivitet uden Cepheo Collaborate. Du kan have nok så mange mursten, men uden mørtel er det svært at bygge et hus,” siger Lars Filstrup.

Styr på en voksende forretning

De tre Cepheo Collaborate-løsninger er ifølge Lars Filstrup vigtige elementer i at få virksomheden til at hænge sammen, og har været en vigtig brik i Universal Robots udvikling, der blot blev stiftet i 2005 og siden har vokset og vækstet i et gevaldigt tempo.

”Da vi var et start-up, havde vi nok ikke brug for de her løsninger, men i takt med at vi er vokset, har det været nødvendigt at få dem ind. Hvis vi ikke kan styre vores kontrakter, vores kvalitet og vores projekter så er der ikke styr på forretningen,” siger Lars Filstrup.

”Det, der har fungeret godt i samarbejdet med Cepheo, er, at løsningerne ikke er statistiske, men kan udvikle sig, i takt med at krav og behov udvikler sig. Sammen kan vi løbende tilpasse løsningen, så vi ikke skal starte forfra hele tiden. Samtidig følger Cepheo Collaborate den tekniske udvikling hos Microsoft, så vi også kan udnytte de nye muligheder, der opstår der,” tilføjer Pia Charlotte Westh.

Ifølge både Lars Filstrup og Pia Charlotte Westh har Cepheo været dygtige til løbende at udfordre dem på både præmisser og scope, når de har fremlagt behov. Det har betydet, at arkitekturen og løsningen ikke er blevet for spinkel eller smal fra starten af.

Det gode samarbejde betyder, at man nu kigger nærmere på nye området, hvor Cepheo Collaborate kan gøre en forskel hos Universal Robots:

”Sammen med Cepheo arbejder vi på, at den eksisterende QMS-løsning tilrettes og gøres klar til fremtidige certificeringer, så vi opnår samme overblik og automatisering af processer på tværs af alle certificeringer. Det vil skabe stor værdi for os.” afslutter Pia Charlotte Westh.