Aalborg Energie Technik er en dansk virksomhed, der på tværs af Europa bygger avancerede anlæg, som omdanner biomasse til energi. De fokuserer på at løse miljøproblemer ved at bruge affald i form af f.eks. planter og landbrugsaffald til at lave strøm og varme.

I 2020 etablerede Aalborg Energie Technik et nyt forretningsområde i form af en eftermarkedsforretning, hvor de leverer service og rådgivning til vedligehold og videreudvikling af eksisterende anlæg. På den måde gør de brug af virksomhedens ekspertise, ikke blot i etableringsfasen, men også efterfølgende, så anlæggene som Aalborg Energie Technik har bygget forbliver velholdte og moderne.

Nicolai Møller står i spidsen for dette fokusområde i sin stilling som Director of Aftermarket hos Aalborg Energie Technik. Han identificerede hurtigt, at salgsprocessen skulle struktureres:

”Siden vi startede eftermarkedsforretningen, har vores primære værktøjer til håndtering af salgsprocessen været Microsoft Outlook og ikke mindst Microsoft Excel. Men grundlæggende set er Excel ikke lavet til den slags opgaver. Det er den digitale udgave af notater lavet på papirlapper,” forklarer han.

Dedikeret til Microsoft

Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik konstaterede hurtigt, at Microsoft Dynamics 365 Sales var en oplagt løsning.

Fremfor at sprede sig på tværs af flere platforme og økosystemer valgte de at satse på Microsoft-platformen. Beslutningen giver mange muligheder for at skalere løsningen med nye komponenter og funktioner, uden at forlade økosystemet eller lave tilpassede integrationer.

”Vi vil gerne have en løsning, der er forankret i hele organisationen, hvor vi kan samle og dele informationer på tværs af marketing, salg og vores eftermarkedsorganisation. På den måde kan vi styre kontakten til vores kunder og konsolidere kommunikationshistorikken,” forklarer Nicolai Møller og tilføjer:

”Vi vil befri os fra at være afhængige af Excel og andre applikationer, der i sig selv er rigtig gode, men bliver brugt til rigtig mange ting, de ikke er beregnet til. Med et ordentligt CRM-system kan vi med struktur og dokumentation få overblikket over alle vores kunder, samt alle vores succeser og fejltagelser i vores kundeinteraktioner.”

Den rette løsning med de rette rammer

Sammen med Cepheo gennemførte Aalborg Energie Technik en analyseproces for at validere virksomhedens behov og muligheder. Den bestod blandt andet af en CRM-måling, der med 27 spørgsmål til repræsentativt udvalgte medarbejdere gav indblik i og overblik over virksomhedens muligheder og udfordringer i forhold til CRM.

Processen var meget værdifuld, forklarer Nicolai Møller:

”Med den grundighed og struktur som analysefasen og CRM-måling muliggør, fik vi be- og afkræftet en række formodninger i forhold til funktioner og løsningens rammer, og begge dele er lige vigtige. Det afgørende er at gå væk fra formodninger og i stedet få kigget objektivt og struktureret på tingene. Det er en af de ting, som har virket rigtig godt i forløbet med Cepheo.”

Eksempelvis blev det tydeliggjort for Nicolai Møller og resten af ledelsen hos Aalborg Energie Technik, at det menneskelige aspekt af at introducere en ny IT-løsning var noget af de vigtigste.

”Folk har deres hverdag og deres måder at gøre tingene på. Hvis du kommer og laver det om ved at ‘tvinge’ dem til at gøre tingene på en anden måde, så risikerer du modstand og modvilje. Det kan underminere det potentiale, som den nye løsning egentlig burde realisere. Det er blevet gjort tydeligt for os, hvor vigtigt det er at tænke over, hvordan vi præsenterer løsningen og sikrer forankringen af den,” fortæller Nicolai Møller.

Han fremhæver eksempelvis værdien af at skabe ambassadører for løsningen. De kan gå foran som gode eksempler, der viser den daglige værdi og fordelene ved at ændre arbejdsgange og at gå positivt til den nye løsning.

Konklusionen på analysefasen blev en enkel og skalerbar Dynamics 365 Sales-løsning uden nævneværdige justeringer eller tilføjelser.

”Det har hele tiden været en prioritet, at vi kunne holde os til en out-of-the-box-standardløsning. Alle mulige småjusteringer skaber unødig kompleksitet, hvilket påvirker både projektplanen og fremtidig vedligeholdelse,” siger Nicolai Møller.

Tryghed og tillid i samarbejdet med Cepheo

Gennem både salgs-, analyse- og projektfasen har én ting gået igen i dialogerne med Cepheo, fortæller direktøren:

”Vi er virkelig blevet lyttet til. Cepheos folk har været nysgerrige og har forstået at oversætte vores forretningsbehov til konkrete IT-løsninger.”

Analysefasens resultat og proces gjorde det samtidigt let for Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik at vælge Cepheo som implementeringspartner på Dynamics 365 Sales-løsningen.

”I hele processen evnede Cepheo at vise forståelse for vores forretning, branche, ønsker og behov. Det skabte en stor tillid og tryghed til Cepheo. Vi kunne tydeligt mærke, at vi var på rette vej, og at det var rigtigt at vælge Cepheo. I projektfasen, som vi er i gang med nu, er vi kun blevet bekræftet i, at Cepheo giver os den største chance for succes,” fortæller Nicolai Møller.

Forventer mærkbare effekter

Dynamics 365 Sales-løsningen forventes at blive taget i brug hos Aalborg Energie Technik i efteråret 2023, og Nicolai Møller glæder sig.

”Jeg tror, vi hurtigt vil mærke en forskel. Vores salgsfolk er også trætte af at rode rundt i Excel-ark, hvor det er nemt at lave fejl, og hvor man kan være usikker på, om indholdet er opdateret og vedligeholdt. Vi skal selvfølgelig igennem en indledende tid, hvor løsningen kommer ind under huden på medarbejderne, og hvor de opdager funktioner og muligheder. Derefter tror jeg ikke blot, at arbejdsglæden vil stige – for jeg kender få sælgere, der nyder administration – men jeg forventer også, at produktiviteten vil blive højere,” forklarer Nicolai Møller.

Årsagen til det, forklarer han, er netop, fordi sælgerne ikke skal bruge tid på administration, og løsningen samtidig giver dem et langt bedre overblik over kunden og den fælles historik. Det kommer til at blive værdifuldt, når en ny sælger overtager en kunde eller et kundeemne. Fremfor at skulle starte fra bunden, vil de nemt kunne få overblik over det vigtigste og nemt kunne arbejde videre, forklarer Nicolai Møller og tilføjer:

”På længere sigt handler det også om, at vi kan få fuldstændig styr på vores pipeline og blive skarpere på, hvem der bliver ringet til, og hvor langt tid der bliver snakket, så både de enkelte sælgere og jeg som salgsansvarlig bliver i bedre stand til at træffe de rigtige valg.”

Skal udvide med flere komponenter

Selvom Dynamics 365 Sales endnu ikke er færdigimplementeret, er Aalborg Energie Technik og Nicolai Møller allerede i gang med at se fremad i forhold til nye teknologier og muligheder.

”Vi skal have gennemgået hele vores IT-infrastruktur og i dialog med Cepheo finde ud af, hvordan vores aktiviteter passer til de systemer og løsninger, vi har. Som nævnt tidligere er jeg ret skeptisk overfor at bruge værktøjer til opgaver, de ikke er beregnet til. Vi skal bruge de rigtige applikationer til de rigtige opgaver,” understreger Nicolai Møller og udtrykker til slut glæde og optimisme ved at have Cepheo med på rejsen.