Aalborg Energie Technik er en dansk virksomhed, der på tværs af Europa bygger avancerede anlæg, som omdanner biomasse til energi. I 2020 etablerede virksomheden et nyt forretningsområde: En eftermarkedsforretning, hvor de leverer service og rådgivning til vedligehold og videreudvikling af eksisterende anlæg. På den måde udnytter de virksomhedens ekspertise, ikke blot i etableringsfasen, men også efterfølgende, så anlæggene forbliver velholdte og moderne.

Nicolai Møller står i spidsen for dette fokusområde i sin stilling som Chef Aftermarket Officer hos Aalborg Energie Technik. Han identificerede hurtigt, at salgsprocessen skulle struktureres:

”Siden vi startede eftermarkedsforretningen, har vores primære værktøjer til håndtering af salgsprocessen været Microsoft Outlook og ikke mindst Microsoft Excel. Men grundlæggende set er Excel ikke lavet til den slags opgaver. Det er den digitale udgave af notater lavet på papirlapper,” forklarer han.

Dedikeret til Microsoft

Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik konstaterede hurtigt, at Microsoft Dynamics 365 Sales var en oplagt løsning.

Fremfor at sprede sig på tværs af flere platforme og økosystemer valgte de at satse på Microsoft-platformen. Beslutningen giver mange muligheder for at skalere løsningen med nye komponenter og funktioner, uden at forlade økosystemet eller lave tilpassede integrationer.

”Vi ville gerne have en løsning, der er forankret i hele organisationen, hvor vi kan samle og dele informationer på tværs af marketing, salg og vores eftermarkedsorganisation. På den måde kan vi styre kontakten til vores kunder og konsolidere kommunikationshistorikken,” forklarer Nicolai Møller og tilføjer:

”Vi havde som ambition at befri os fra at være afhængige af Excel og andre applikationer, der i sig selv er rigtig gode, men bliver brugt til rigtig mange ting, de ikke er beregnet til. Målet var et ordentligt CRM-system, der med struktur og dokumentation kunne give overblikket over alle vores kunder, samt alle vores succeser og fejltagelser i vores kundeinteraktioner.”

Den rette løsning med de rette rammer

Sammen med Cepheo gennemførte Aalborg Energie Technik en analyseproces for at validere virksomhedens behov og muligheder. Den bestod blandt andet af en CRM-måling, der med 27 spørgsmål til repræsentativt udvalgte medarbejdere gav indblik i og overblik over virksomhedens muligheder og udfordringer i forhold til CRM.

Processen var meget værdifuld, forklarer Nicolai Møller:

”Med den grundighed og struktur som analysefasen og CRM-måling muliggør, fik vi be- og afkræftet en række formodninger i forhold til funktioner og løsningens rammer, og begge dele er lige vigtige. Det afgørende er at gå væk fra formodninger og i stedet få kigget objektivt og struktureret på tingene. Det er en af de ting, som har virket rigtig godt i forløbet med Cepheo.”

Eksempelvis blev det tydeliggjort for Nicolai Møller og resten af ledelsen hos Aalborg Energie Technik, at det menneskelige aspekt af at introducere en ny IT-løsning var noget af de vigtigste.

”Folk har deres hverdag og deres måder at gøre tingene på. Hvis du kommer og laver det om ved at ‘tvinge’ dem til at gøre tingene på en anden måde, så risikerer du modstand og modvilje. Det kan underminere det potentiale, som den nye løsning egentlig burde realisere. Det er blevet gjort tydeligt for os, hvor vigtigt det er at tænke over, hvordan vi præsenterer løsningen og sikrer forankringen af den,” fortæller Nicolai Møller.

Han fremhæver eksempelvis værdien af at skabe ambassadører for løsningen. De kan gå foran som gode eksempler, der viser den daglige værdi og fordelene ved at ændre arbejdsgange og at gå positivt til den nye løsning.

Konklusionen på analysefasen blev en enkel og skalerbar Dynamics 365 Sales-løsning uden nævneværdige justeringer eller tilføjelser.

”Det har hele tiden været en prioritet, at vi kunne holde os til en out-of-the-box-standardløsning. Alle mulige småjusteringer skaber unødig kompleksitet, hvilket påvirker både projektplanen og fremtidig vedligeholdelse,” siger Nicolai Møller.

Tryghed og tillid i samarbejdet med Cepheo

Gennem salgs-, analyse- og projektfasen har én ting gået igen i dialogerne med Cepheo, fortæller direktøren:

”Vi er virkelig blevet lyttet til. Cepheos folk har været nysgerrige og har forstået at oversætte vores forretningsbehov til konkrete IT-løsninger.”

Analysefasens resultat og proces gjorde det samtidigt let for Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik at vælge Cepheo som implementeringspartner på Dynamics 365 Sales-løsningen.

”I hele processen evnede Cepheo at vise forståelse for vores forretning, branche, ønsker og behov. Det skabte en stor tillid og tryghed til Cepheo. Vi kunne tydeligt mærke, at vi var på rette vej, og at det var rigtigt at vælge Cepheo. I projektfasen, som vi er i gang med nu, er vi kun blevet bekræftet i, at Cepheo giver os den største chance for succes,” fortæller Nicolai Møller.

Den tillid er blevet bekræftet gennem hele projektforløbet og i driftsfasen. Samarbejdet har resulteret i en løsning, der ikke bare fungerer teknisk, men som reelt skaber værdi i den daglige drift af salgsorganisationen.

Forventningerne blev indfriet, og mere til

Dynamics 365 Sales-løsningen blev taget i brug hos Aalborg Energie Technik i efteråret 2023, og de positive forventninger er blevet indfriet.

"Vores salgsfolk var trætte af at rode rundt i Excel-ark, hvor det er nemt at lave fejl, og hvor man kan være usikker på, om indholdet er opdateret og vedligeholdt. Vi skulle selvfølgelig igennem en indledende tid, hvor løsningen kom ind under huden på medarbejderne, og hvor de opdagede funktioner og muligheder," forklarer Nicolai Møller.

Den indledende implementeringsperiode har båret frugt. Medarbejderfeedback fra de ugentlige møder viser øget engagement og tilfredshed i salgsteamet, og der er tydelig opbakning til at udvikle processerne yderligere gennem CRM-systemet.

"Arbejdsglæden er steget. Jeg kender få sælgere, der nyder administration, så den tid, vores sælgere før brugte på at opdatere Excel-ark, kan de nu bruge på det, de er bedst til -at sælge," siger Nicolai Møller.

Løsningen giver salgsteamet et langt bedre overblik over kunden og den fælles historik. Det er særligt værdifuldt, når en ny sælger overtager en kunde eller et kundeemne. Fremfor at skulle starte fra bunden, kan de nemt få overblik over det vigtigste og arbejde videre på et informeret grundlag.

"Vi har fået styr på vores pipeline og er blevet skarpere på, hvordan vi prioriterer," forklarer Nicolai Møller.

Et konkret eksempel er brugen af såkaldt ’Go/Get%-analyse’, der sammenligner sandsynligheden for at vinde en handel (Go) med sandsynligheden for faktisk at få ordren (Get). Ved at koble denne analyse med vægtet omsætning, dækningsbidrag og forventet tidsforbrug, kan teamet nu træffe langt mere informerede beslutninger om, hvor de skal lægge deres kræfter.

"Det sætter både de enkelte sælgere og mig som salgsansvarlig i bedre stand til at træffe de rigtige valg. Vi kan se, hvor vi har de bedste chancer, og hvor indsatsen giver mest værdi," siger Nicolai Møller.

Systemet understøtter altså den måde, teamet arbejder på og giver dem de værktøjer, de har brug for, til netop de opgaver, værktøjerne er designet til.

De rette værktøjer til de rette opgaver 

For Aalborg Energie Technik har rejsen fra Excel-ark til et struktureret CRM-system handlet om mere end blot teknologi. Det har handlet om at skabe de rette rammer for salgsorganisationen med værktøjer, der er designet til formålet, processer, der matcher kundens købsrejse, og et overblik, der gør det muligt at træffe de rigtige beslutninger.

"Vi har fået de rigtige applikationer til de rigtige opgaver. Og det gør hele forskellen," konkluderer Nicolai Møller.

Med en velfungerende Dynamics 365 Sales-løsning i drift, en engageret salgsstyrke og konkrete resultater at bygge videre på, har Aalborg Energie Technik skabt det fundament, de havde brug for. Og med Cepheo som en partner, der forstår deres forretning, er de rustet til at fortsætte udviklingen af deres salgsorganisation – en udvikling, der allerede nu leverer målbar værdi.