Thy-Mors Energi er et lokalt forankret energiselskab, der er ejet af 44.000 andelshavere i Thy og på Mors i den nordvestlige del af Danmark. I juni 2022 forlængede selskabet samarbejdet med Cepheo med beslutningen om at skifte fra Microsoft Dynamics AX til Dynamics 365 Business Central.

”Vi har længe kunnet mærke, at vi med Dynamics AX står med et gammelt system med gamle tilpasninger, der driller os i hverdagen. Så behovet for at skifte har været tydeligt. At supporten snart udløber har kun gjort behovet mere tydeligt,” fortæller Helle Baunsgaard Aachmann, der er CFO hos Thy-Mors Energi.

Hun tilføjer, at hun sammen med den øvrige ledelse oplever, at medarbejderne er med ombord på at få en ny ERP-løsning:

”Vi har hørt fra brugerne ude i organisationen, at Dynamics AX er et system, der kan være tungt at arbejde med, så der har også været en tydelig støtte og et ønske på tværs af organisationen til en ny løsning.”

Sådan identificerede Thy-Mors Energi sine behov

Med beslutningen om at komme videre fra Dynamics AX identificerede Thy-Mors Energi hurtigt tre afgørende behov:

”Til dels kunne vi se, at brugervenlighed er vigtig for os. Derudover skal løsningen også være et bedre værktøj for vores projektledere. Sidst men ikke mindst vil vi gerne blive inden for Microsofts økosystem, da alle andre programmer i organisationen er fra Microsoft, så det ville vi gerne fortsætte med,” siger Helle Baunsgaard Aachmann.

Ønsket om at blive i Microsofts økosystem snævrede mulighederne ind, og Thy-Mors Energi skulle derfor vælge imellem Dynamics 365 Business Central og Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 Supply Chain Management til at efterfølge Dynamics AX-løsningen.

Sammen med Cepheo gennemførte Thy-Mors Energi en foranalyse, der tydeliggjorde fordele og ulemper, samt muligheder og begrænsninger ved de to løsninger. I dialog med Cepheos konsulenter faldt valget på Business Central, på trods af at Finance og Supply Chain Management i nogles øjne lå mere til højrebenet:

”Teknisk set ville det have været enklere at konvertere data fra Dynamics AX til Finance og Supply Chain Management, hvor et skifte til Business Central betyder, at vi kommer til at gentænke vores processer og arbejdsmåder. Det er positivt, da vi indtil nu har haft processer og måder, vi gør ting på, udelukkende fordi vi altid har gjort det på den måde. Jeg tror, det er meget sundt som organisation at gennemgå en sådan proces,” fortæller Helle Baunsgaard Aachmann.

Hun understreger værdien af at få be- og afkræftet behov:

”I foranalysen gennemgik vi den nuværende løsning og fik tydeliggjort og valideret, hvilke moduler og funktioner, vi reelt ikke bruger – hvilket vi har flere eksempler på – og hvilke det var vigtige at tage med. Det kommer til at bidrage til, at vi får en skarpere løsning med Business Central uden unødig kompleksitet.”

Styrket økonomifunktion og projektledelse

Først og fremmest skal skiftet til Business Central styrke forsyningsvirksomhedens økonomifunktion, hvor en række processer, der i dag er manuelle, vil kunne automatiseres. Helle Baunsgaard Aachmann fremhæver fakturahåndtering, bankafstemninger og lagerstyring, som områder, der især vil drage nytte af den nye løsning. Samtidig ser hun frem til nemmere vedligehold og opdatering af Business Central i forhold til Dynamics AX-løsningen.

For at tage højde for de særlige behov Thy Mors Energi har Business Central-løsningen fra Microsoft bliver optimeret ved hjælp af en standardiseret brancheløsning fra Cepheo, Power BI, samt en række mindre softwareløsninger.

Helle Baunsgaard Aachmann forventer, at virksomhedens projektledere også vil blive glade for den samlede løsning, hvor Power BI vil give dem flere og bedre indsigter:

”De vil langt nemmere kunne se, hvad der er posteret på deres projekt, og samtidig få nogle værktøjer til at arbejde med den data, så de ikke behøver at hive det ud i alle mulige regneark for at kunne arbejde med dataen.”

Med vanlig nordvestjysk mådehold har Helle Baunsgaard Aachmann og Thy-Mors Energi ikke sat konkrete mål for hvor mange arbejdstimer de forventer, at skiftet fra Dynamics AX til Business Central kan spare i dagligdagen, men Helle Baunsgaard Aachmann er dog ikke i tvivl om, at effekten vil være mærkbar, både i økonomifunktionen og for projektlederne.

Cepheo kunne svare på alle spørgsmål

Da beslutningen blev taget om at gå videre fra Dynamics AX, var Thy-Mors Energi allerede kunde hos Cepheo. Kendskabet til Cepheos medarbejdere, metoder og kompetencer, samt resultatet af Cepheos foranalyse, gjorde det til en let beslutning for Thy-Mors Energi at sætte processen med migrationen i gang sammen med deres eksisterende IT-partner:

”Vi kendte jo allerede til Cepheo og blev samtidig tilknyttet nogle af de samme konsulenter, som vi allerede havde arbejdet sammen med. Vi kunne mærke, at Cepheo forstod vores forretning, og vi har kunnet få svar på alle de spørgsmål, vi havde, så det har være en god proces, og vi ser frem til selve implementeringen med tryghed,” siger Helle Baunsgaard Aachmann.

Den videre digitale rejse

I fremtiden har Thy-Mors Energi flere ting på plakaten. Ifølge Helle Baunsgaard Aachmann skal der ske en videreudvikling af digitalisering af processer på tværs af organisationen ved hjælp af Business Intelligence, Power Automate og Power Apps, hvor især ressourceplanlægningen er et område, der har et stort gevinstpotentiale ved at udnytte disse værktøjer.

Overordnet set er det et fokus for Helle Baunsgaard Aachmann og Thy-Mors Energi at blive mindre manuel og mere digital og automatiseret.

”Vi har alt for mange ting, der bliver gjort manuelt i dag. Udlæg er et godt eksempel, hvor der bliver afleveret en kvittering til økonomiafdelingen, som så har en række processer for at behandle udlægget. Til sidst udbetales pengene, og så står vi til sidst med en fysisk kvittering, som vi så også skal forholde os til, hvad vi skal gøre med. Det er selvfølgelig meget nemt blot at aflevere en kvittering og få sine penge, men bagved bruger vi alt for meget tid. Her har vi brug for automatisering og digitalisering,” siger Helle Baunsgaard Aachmann.

Et andet eksempel på Thy-Mors Energis ambitioner i forhold til automatisering er et ønske om brug af Power Automate, når medarbejdere starter og slutter i virksomheden.

Det skal skabe bedre processer til de helt faste ting, som ledere og medarbejdere skal gøre, hver eneste gang, der skal starte en ny medarbejder. Det kan fx være diverse registreringer eller indkøb af udstyr.

”Hvis vi kan få lagt de opgaver – og påmindelser derpå – ind i Power Automate, så processen bare skal startes, hver gang vi får en ny medarbejder. Vi vil også kunne få et nemt overblik uden at skulle prikke til syv forskellige folk. Så vil opstarten blive mere effektiv, men sikkert også mere behagelig for den nye medarbejder, fordi vedkommende kan se, at vi har styr på vores processer,” fortæller Helle Baunsgaard Aachmann.

Når tiden er moden til de næste faser, er Helle Baunsgaard Aachmann tryg ved, at Thy-Mors Energi står stærkt side om side med Cepheo som IT-partner.