I mange virksomheder er der stor ambition om at have en moderne, effektiv og stabil IT-drift. Men ambitioner er ikke nok, hvis roller, ansvar og processer ikke er klart defineret.

Selv de bedste strategier kan falde til jorden, hvis alle tror, at “de andre” tager sig af opgaverne. For uden struktur og governance bliver IT-området ofte præget af forsinkelser, fejl og dyre brandudrykninger.

Release og ændringer kræver koordination

Det moderne IT-landskab er konstant i bevægelse. Nye releases, sikkerhedsopdateringer og funktionaliteter fra Microsoft kommer løbende. Hvis ingen tager ansvar for at planlægge, teste og udrulle disse ændringer, risikerer virksomheden både driftsstop og sikkerhedsbrud.

Derfor er det afgørende at have én central rolle, der skaber overblik og koordinerer indsatsen. Her spiller en Service Delivery Manager fra servicepartneren en vigtig rolle som samlet kontaktperson, der holder styr på prioriteringer, deadlines og kommunikationen mellem virksomhedens egne interne teams, specialister hos servicepartneren og potentielt andre eksterne leverandører.

RACI skaber klarhed over roller

En af de mest effektive måder at skabe struktur er at arbejde med en RACI-model. Her bliver det tydeligt, hvem der er:

• Responsible: Udfører opgaven.
• Accountable: Har det endelige ansvar.
• Consulted: Bliver hørt undervejs.
• Informed: Skal orienteres.

Ved at kortlægge roller på denne måde undgår man tvivl, overlap og faldgruber. Alle ved, hvem der skal tage beslutninger, hvem der skal eksekvere, og hvem der skal holdes i loop. Samtidig skaber det mulighed for at dele opgaver mellem kunde og leverandør og stadig bevare den rigtige ansvarsfordeling.

Drift og strategi skal arbejde sammen

Mange virksomheder deler stadig drift og udvikling op i siloer. Driften skal holde systemerne kørende. Udvikling skal skabe innovation. Men i virkeligheden hænger de to områder tæt sammen.

Hvis ikke driften involveres i planlægningen af nye løsninger, risikerer man, at gode idéer ikke kan implementeres sikkert eller stabilt. Omvendt kan driftsfolk levere uvurderlige input til, hvordan nye funktioner bedst kan rulles ud og vedligeholdes.

Struktureret planlægning, faste rapporteringer og regelmæssige statusmøder er derfor helt centrale. Det skaber fælles forståelse, prioritering og mulighed for at handle hurtigt, når det kræves.

Struktur er en forudsætning for samarbejde med partnere

Når virksomheder arbejder sammen med eksterne partnere, bliver governance endnu vigtigere. Uden tydelige roller og processer bliver samarbejdet hurtigt præget af misforståelser, dobbeltarbejde og forsinkelser.

Et veldefineret samarbejde giver:

• Klar rollefordeling mellem interne teams og eksterne partnere.
• Faste procedurer for, hvem der håndterer hvad.
• Tydelige forventninger til rapportering og kommunikation.
• Hurtig adgang til beslutningstagere, når der skal handles.

Det handler ikke kun om at få arbejdet gjort. Det handler om at gøre det rigtigt, effektivt og uden at miste fokus på forretningen.

En struktureret tilgang baner vejen for managed services

Struktur og governance er ikke kun noget, der hjælper i driftsopgaverne. Det er også fundamentet for at kunne arbejde med mere avancerede managed service- koncepter som Cepheo Evergreen.

Når roller, ansvar og processer er tydelige, kan virksomheder nemmere udnytte mulighederne i fleksible managed service-aftaler. Virksomhederne kan skalere op og ned, implementere nye løsninger hurtigere og sikre, at forretningen hele tiden er understøttet af en stabil IT-platform.

Struktur er ikke bureaukrati. Struktur er frihed til at handle hurtigt, fordi alle ved, hvad deres rolle er.