Udfordring
Et ældre ikke-supporteret ERP-system.
Løsning
Microsoft Dynamics 365 Business Central, Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries, Microsoft Power BI, Cepheo Managed Services.
Resultat
En slankere og mere effektiv virksomhed.
Egil Rasmussen blev grundlagt i 1937 som en tømrer- og snedkervirksomhed, der siden hen har vækstet sig til en af de førende entreprenører i Danmark, men virksomhedens ERP-system var på vej til at bringe den position i fare.
”Supporten af vores gamle IT-system ville stoppe i løbet af de næste par år, så vi ville gerne opgradere til et nyt system,” siger Egil Rasmussens regnskabschef, Rune Lund Sørensen.
Derfor satte entreprenørvirksomheden gang i en proces i 2019 for at finde sit nye cloudbaserede system, der som minimum skulle kunne det samme som det gamle on-premise-system.
”Vi har en ny IT-strategi om at gøre det så nemt som muligt fremadrettet. Det inkluderer at bruge ’plug and play’-systemer i skyen, hvor vi får alle vores behov opfyldt.” siger regnskabschef Rune Lund Sørensen.
Ulempen med et ældre ikke-supporteret system er, at det ikke længere vil være muligt at få løbende opdateringer af funktionaliteten og sikkerheden. Det gør både systemet mindre brugbart og sikkert. Det er muligt selv at lappe hullerne, men det er en dyr og kortsigtet løsning.
Cloudbaseret ERP-system gør arbejdet lettere
Egil Rasmussen valgte Microsoft Dynamics 365 Business Central, der forbinder hele virksomheden i én cloudbaseret platform, så medarbejderne kan arbejde bedre og hurtigere.
”Det er en stor glæde for mig som regnskabschef, at Business Central gør det så let at bruge Microsofts applikationer som fx Excel. Den mulighed havde vi ikke før. Integrationen gør arbejdet lettere for alle,” siger regnskabschefen.
Business Central gør det ikke kun nemmere at bruge de øvrige applikationer i Microsofts økosystem. Systemet forbedrer også virksomhedens effektivitet, produktivitet og sikkerhed.
Egil Rasmussen har også outsourcet driften af Business Central til Cepheo som følge af en Managed Services-aftale. Det giver blandt andet mere tid for virksomheden til at fokusere på kerneforretningen.
Brancheløsning og Power BI binder det hele sammen
Entreprenørvirksomheden fra 1937 har på toppen af Business Central tilføjet brancheløsningen Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries (FMCI), som er udviklet til entreprenører, håndværkere og installatører i byggebranchen. Den understøtter hele processen fra tilbud og salg, projektstart, aflevering og årsgennemgang.
”Vi valgte FMCI-løsningen for at registrere sager, omkostninger og indtægter. Løsningen giver os også mulighed for at se, hvordan sagerne har udviklet sig,” siger Rune Lund Sørensen.
Entreprenørvirksomheden består af to dele med en entrepriseafdeling og en serviceafdeling. Entrepriseafdelingen udfører blandt andet nybyg og renovering af bygninger, mens serviceafdelingen varetager reparations- og serviceopgaver for boligforeninger, forsikringsselskaber og virksomheder.
Opdelingen af virksomheden gør, at Egil Rasmussen også har valgt Microsoft Power BI til at konvertere virksomhedens data til meningsfulde forretningsindsigter.
”Power BI bruger vi til at trække rapporter ud fra begge afdelinger. Vi skal fx kunne holde styr på, hvad vores akkordlønnede medarbejdere bruger på materialer kontra deres timeløn. Vores serviceafdeling får op mod 5.000 sager om året, så vi har brug for efterkalkulation, hvilket Power BI giver os mulighed for,” forklarer Egil Rasmussens regnskabschef.
Der hersker ingen tvivl om, hvad regnskabschefen nyder allermest ved at arbejde med Power BI:
”Det smarte ved Power BI er, at løsningen er forbundet til vores ERP-system, så man trykker bare på et link, så kommer de data op i Business Central. Det gør vores arbejdsgange meget mere effektive.”
Egil Rasmussen har fået en slankere og mere effektiv virksomhed
Egil Rasmussen gik live med sine nye løsninger i 2021, så det er stadig begrænset med reelle resultater, men alligevel kan Rune Lund Sørensen godt mærke en forskel.
”Løsningerne hjælper os med at få så slank en organisation som muligt. De effektiviserer os ved at eliminere mange af vores manuelle arbejdsgange, hvilket sparer os tid og penge,” siger han og uddyber:
”Det kan fx være, at registreringen af informationerne kun sker ét sted, når vi skal ansætte en ny medarbejder. Derefter bliver alt automatisk oprettet i systemet, så vi i stedet kan fokusere på den personlige og faglige udvikling af medarbejderen.”
Entreprenørvirksomheden løfter også sløret for, hvorfor man valgte Cepheo som leverandør af løsningerne.
”Vi valgte Cepheo, fordi det er et stort firma, der har prøvet det her mange gange før. Det tiltrak os også, at Cepheo har brancheløsningen FMCI, fordi den mindede om det, vi kendte fra vores tidligere system,” siger han.
Der har dog været bump på vejen i samarbejdet med Cepheo, fortæller Rune Lund Sørensen.
”Samarbejdet har været udfordrende til tider. Det skyldes blandt andet flere udskydninger grundet corona. Nu ser vi bare frem til, at vi får den fulde værdi ud af de løsninger, som vi har købt,” forklarer han.
Regnskabschefen har et stort håb om, at næste digitalisering af entreprenørvirksomheden kommer til at hjælpe med faktureringen af de mange tusinder årlige fakturaer.
”Jeg drømmer om, at vi får en softwarerobot, der sender faktura til godkendelse. Den ville hjælpe os meget, så jeg venter på at se en løsning, der er billig nok og kan automatisere faktureringen af måske 80-85% af vores faktura.”
Egil Rasmussen har med sine nye fremtidssikrede IT-løsninger støbt et solidt fundament for en bedre fremtid.
