Udfordring

Tre forældede forretningssystemer & et CRM-system, der ikke blev brugt i hele virksomheden.

Løsninger

Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement.

Resultat

En effektiv, fleksibel og cloudbaseret applikation, som styrker AS3’s konkurrenceevne i markedet.

AS3 rådgiver hvert år 30.000 topledere og jobsøgende i Danmark, Sverige, Norge og Finland, og selvom virksomheden har mere end 30 års erfaring, gjorde IT det sværere og sværere at levere en tilfredsstillende rådgivning.

”Vores udfordring var, at vores tre forretningsområder havde hver deres forældede system. Derfor brugte vi meget tid og mange penge på vedligehold. Vores gamle CRM-system var heller ikke implementeret i hele virksomheden,” siger Jens Hankert, COO i AS3.

Til at løse den opgave bedst muligt, er det nødvendigt med et digitalt arbejdsredskab, der både hjælper med at holde styr på relationen mellem kunden og AS3, men også på relationen mellem de mange kandidater, som er i rådgivning løbende og deres rådgiver. Problemet var bare, at det var en unødig hård kamp at lykkes med netop dét for AS3, grundet de forældede systemer.

”Vi havde svært ved at få tilpasset systemerne til nye forretningskrav, fordi de var fra omkring år 2000. Det gjorde det også svært for leverandørerne at supportere dem.” siger Jens Hankert.

Løsningen er Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement

AS3’s løsning på udfordringen blev at samle de fire systemer over i én moderne cloudbaseret applikation. Da de vigtigste data i virksomhedens administrationssystem er om AS3’s kunder, valgte rådgivningsvirksomheden efter grundig overvejelse Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement med Cepheo som leverandør.

Customer Engagement er en cloudbaseret applikation, der er designet til at hjælpe med at styre klientforhold ved at strømline processer, centralisere klientinformationen, levere analyser og muliggøre hurtigere kundeservice. Applikationen er også bygget til at forbedre effektiviteten af salgs- og marketingteams med dataanalyse samt intelligent indsigt fra Business Intelligence, ligesom den også er let at integrere med Microsofts øvrige applikationer som Teams, SharePoint, Word og Excel.

AS3 har dog ikke valgt en helt almindelig udgave af Customer Engagement. I stedet har virksomheden på eget initiativ og i samarbejde med Cepheo videreudviklet standardløsningen ud fra nogle meget specifikke ønsker og behov.

”Vi havde selv nogle ideer som vi præsenterede for Cepheo og Microsoft. De var enige i, at vores ideer var realistiske, og at de ville bringe os over på en moderne platform, der var mere effektiv at drifte og videreudvikle ny funktionalitet på,” siger Head of Technology i AS3, Kim Kragh.

Ideen gik ud på, at AS3 ønskede at udvikle en driftssikker, moderne og fremtidssikret løsning, som var fælles for virksomhedens tre forretningsområder. Desuden skulle løsningen fungere på samme måde og sammen med deres ERP- og CRM-systemer.

Det har HR-rådgivningsvirksomheden opnået efter at have videreudviklet løsningen, hvor data flyder mellem Dynamics-systemerne og de øvrige systemer. Det har givet AS3 et mere overskueligt, fleksibelt og sikkert IT-landskab.

”Vi udnytter systemet bedre nu, fordi alle bruger samme applikation, kan hjælpe hinanden, og får værdi ud af at vedligeholde data i systemet. Det giver en selvforstærkende effekt, som ikke var til stede i de gamle systemer.”

Kim Kragh

Head of Technology, AS3

AS3 vinder to nye store projekter takket være Customer Engagement

Efter 2 år med at udvikle og sammenlægge tre ældre systemer med hver deres funktionalitet over i Customer Engagement har den nordiske rådgivningsvirksomhed fået det helt rigtige arbejdsværktøj til at understøtte hele forretningen.

”Vi har fået en moderne løsning på de udfordringer, vi havde i de gamle systemer. Det har givet os en række effektiviseringer og synergier på vores Microsoft-platform,” siger AS3’s Head of Technology Kim Kragh og uddyber.

”Med løsningen har vi fået fuldstændig styr på vores data, hvilket giver os muligheden for hurtigt og kontinuerligt at få et overblik via dashboards, der giver indsigt i vores forretning. Det gør, at vi står stærkere i markedet, og kan levere endnu bedre værdi til vores kunder og kandidater.”

Customer Engagement gør det muligt for medarbejdere i forskellige afdelinger at følge med i arbejdsprocesser og se status på dem. Applikationen har også automatiseret mange af arbejdsprocesserne. En af dem er faktureringen og honoreringen, der nu sker automatisk, hvilket har frigivet tid til vigtigere og mere værdifulde opgaver.

Alle fordelene og mulighederne med Customer Engagement har givet AS3 nogle større strategiske muskler at spille med i en konkurrencepræget branche:

”Vi har været i stand til at udvide og tilpasse applikationen til nye muligheder i forretningen. Det har konkret ført til, at vi har vundet to større opgaver som vi ikke havde opnået før,” siger COO Jens Hankert.

Det er også blevet lettere at være omstillingsparat, når uventede begivenheder indtræffer, fortæller han.

”Det har også været en stor fordel for os i nogle turbulente år i 2020 og 2021, at vi nu har én fælles platform, så vi hurtigt kunne konvertere alle planlagte møder til videomøder. Det har været helt afgørende for os,” siger Jens Hankert.

Der hersker heller ikke nogen tvivl om, at rådgivningsvirksomheden ser lyst på fremtiden takket være den cloudbaserede applikation.

”Vi håber og tror på, at det i lang tid fremover vil være en effektiv applikation, som kan styrke vores konkurrenceevne i markedet. Det vil ske ved fortsat at udvikle og tilpasse funktionaliteten til de krav, forretningen stiller.” siger COO’en.

”Microsoft anbefalede os at tage kontakt til Cepheo. Det gjorde de, fordi Cepheo har store kompetencer på området med masser af konsulenter til at dække vores projekt.”

Jens Hankert

COO, AS3

Medarbejderne får lettere arbejdsdag med Customer Engagement

Customer Engagement har ikke kun givet flere strategiske muligheder. Det gør også medarbejdernes arbejdsdag mere fleksibel og nemmere.

”Mange af medarbejderne var jo vant til ældre systemer, men de har taget rigtig godt imod applikationen. Mange kolleger kommenterer, at den er let at bruge, fordi der er mange fleksible funktionaliteter med i applikationen. Det er også et plus, at Customer Engagement skjuler GDPR-relateret data, som ikke er relevant for den enkelte medarbejder,” siger Head of Technology Kim Kragh.

Valget om at skrotte tre separate forretningssystemer og den tidligere CRM-platform, til fordel for én fælles applikation, giver medarbejderne nye muligheder for at samarbejde på tværs af organisationen.

Microsoft anbefalede Cepheo som leverandør af applikationen

Da AS3 skulle vælge en leverandør af Customer Engagement, tog virksomheden kontakt til Microsoft for at få en anbefaling til den helt rigtige IT-leverandør.

”Microsoft anbefalede os at tage kontakt til Cepheo. Det gjorde de, fordi Cepheo har store kompetencer på området med masser af konsulenter til at dække vores projekt. Det viste sig, at Cepheo havde en projektmodel som vi kunne relatere til, og kemien i samarbejdet var også god. Efter et forprojekt med indledende afklaringer, var vi enige om at løse projektet sammen,” siger Jens Hankert.

Projektet var stort og tog mere end 8.000 arbejdstimer at få på plads. Det førte til en del udfordringer, der dog er blevet løst på professionel vis.

”Vi har været godt tilfreds med samarbejdet. Der har været dygtige folk på projektet, der har arbejdet hårdt for at lykkes med projektet,” siger han og tilføjer:

”Nu hvor vi står med en velfungerende applikation, er vi meget tilfredse, og vi har stadig et godt samarbejde med Cepheo.” slutter COO Jens Hankert.