AI, low-code og hurtigere konfiguration gør det lettere end nogensinde at ændre ERP- og CRM-løsninger. Derfor bliver det afgørende at tage udgangspunkt i standardiserede business processes og være benhård på, hvilke få processer der faktisk fortjener særbehandling. De fleste bør følge standarden. De få, der skaber reel differentiering, er de processer jeg kalder virksomhedens "Crown Jewels".

I mit forrige indlæg handlede det om tempo. I dette indlæg handler det om dømmekraft

På mange måder bevæger ERP sig tættere på den rytme, som CRM-verdenen har arbejdet med i årevis: hurtigere justeringer, tættere kobling til forretningens udvikling og en langt kortere vej fra idé til ændring. Det åbner nye muligheder. Men det skaber også et nyt problem.

For når AI, low-code og "vibe configuration" gør det lettere at ændre workflows, automatiseringer og forretningslogik, opstår der en fristelse til at tilpasse mere – simpelthen fordi det er blevet muligt.

Og netop der bliver disciplinen vigtigere. For det centrale spørgsmål er ikke længere bare, om virksomheden kan ændre sit system hurtigere. Det centrale spørgsmål er, hvor den faktisk bør gøre det.

For mig at se, så er der tre pointer at tage med ind i projekterne:

• AI og vibe configuration gør det lettere at tilpasse - men også lettere at skabe unødig kompleksitet

• De fleste processer bør følge standarden – kun de få, der skaber reel differentiering, bør behandles som "Crown Jewels"

• Jo bedre virksomheden forstår sit standardfundament, desto lettere bliver det at identificere sine "Crown Jewels"

Når det bliver lettere at tilpasse, bliver det også lettere at overdrive

I mange år har diskussionen om ERP handlet om et klassisk spørgsmål: Skal virksomheden tilpasse sig systemet – eller skal systemet tilpasses virksomheden?

Det spørgsmål er ikke blevet mindre relevant af AI. Tværtimod.

For når moderne platforme, AI-assisteret udvikling, low-code og det, man kunne kalde vibe configuration, gør det hurtigere at ændre workflows, opsætte logik og bygge små udvidelser, opstår der en ny fristelse: at tilpasse mere, fordi det er blevet lettere.

Og netop der ligger risikoen.

For det, der teknisk set er nemmere at skabe, er ikke nødvendigvis klogere at eje. Hurtige tilpasninger kan stadig blive til tung kompleksitet. Små undtagelser kan stadig vokse til vedligeholdelsesproblemer. Og det, der i dag ligner en smart forbedring, kan i morgen spænde ben for både standardisering, skalering og opgraderinger.

Derfor bliver diskussionen om standard kontra tilpasning ikke mindre vigtig i AI-æraen. Den bliver vigtigere.

Standard er ikke et kompromis – det er en ledelsesbeslutning

Mange virksomheder taler stadig om standardfunktionalitet som noget, man "må nøjes med", indtil man får tid eller budget til at bygge den "rigtige" løsning. Det syntes jeg er en lidt kedelig tankegang. For i moderne ERP- og CRM-projekter er standard ikke bare den nemme løsning. Standard er ofte den mest robuste, mest skalerbare og mest langsigtede løsning. Standard betyder lavere kompleksitet, enklere opgraderinger og bedre mulighed for at adoptere ny funktionalitet fra platformen. Det betyder selvfølgelig ikke, at alt skal være standard. Men det betyder, at standard bør være udgangspunktet, ikke undtagelsen.

Det kræver ledelsesmæssig disciplin, fordi mange processer internt i en virksomhed opleves som unikke, selv om de i praksis mest af alt er historiske. De er blevet til gennem år med lokale hensyn, gamle kundekrav, personafhængige arbejdsgange (Ofte formuleret som: "...ja, det var så noget <<indsæt navn på random kollega>> indførte for 8 år siden, og det har li'som hængt ved siden...") kompromiser mellem afdelinger og forretningsenheder m.v. Når de først er blevet en del af dagligdagen, føles de særlige. Men det er ikke det samme som, at de skaber konkurrencekraft.

Og det er her, mange organisationer går lidt galt i byen - De kommer til at forsvare gamle vaner som strategiske styrker.

De fleste processer er ikke "Crown Jewels"

Hvis man skærer ind til benet, er det kun en mindre del af virksomhedens processer, der reelt skaber differentiering i markedet.

Det er dem, jeg kalder virksomhedens "Crown Jewels".

Det er de processer, hvor virksomheden faktisk er bedre end konkurrenterne. Hvor måden man arbejder på, ikke bare er en intern præference, men en reel del af forretningsmodellen, kundeoplevelsen eller evnen til at tjene penge.

Det kan være:

• en særlig måde at servicere kunder på

• en unik salgsmodel

• en differentierende pris- eller abonnementslogik

• en stærk planlægnings- eller forecastproces

• en særlig måde at håndtere kvalitet, levering eller aftersales på

• en kommerciel eller operationel proces, der direkte påvirker margin, vækst eller loyalitet

Men det er sjældent størstedelen af processerne.

For de fleste virksomheder vil hovedparten af processerne kunne fungere fint – eller endda bedre – inden for standardrammer. Problemet opstår, når virksomheder behandler alt som om det var en 'Crown Jewel'.

Så bliver intet prioriteret. Og så ender man med en løsning, hvor kompleksiteten breder sig, uden at differentieringen gør det samme.

"Problemet opstår, når virksomheder behandler alt som om det var en 'Crown Jewel'."

Rasmus Kjærgaard
Director of Business Development, Cepheo

Pareto-princippet bør bruges mere offensivt

Her er Pareto-princippet efter min bedste overbevising stadig en af de mest nyttige ledetråde i ERP og CRM.

Tanken er enkel: Kun en mindre del af processerne fortjener reel særbehandling. Det betyder ikke, at 80/20 altid rammer matematisk præcist. Men som styringsprincip er det stærkt. Spørgsmålet bør derfor ikke være: Hvor kan vi tilpasse systemet?Det bør være: Hvilke få processer er så vigtige for vores forretning, at de fortjener at afvige fra standarden?

Det er en langt bedre diskussion. For så flytter man fokus fra teknisk mulighed til strategisk nødvendighed. Og det er afgørende i en tid, hvor moderne platforme gør det stadig lettere at få lavet "lige en lille tilpasning mere".

Standard skal være konkret – ikke bare et ideal

En af de vigtigste grunde til, at standarddiskussionen ofte bliver uklar, er, at standard let bliver omtalt som en abstrakt ambition. Men i moderne forretnings applikationer er standard i stigende grad blevet mere konkret end det.

Microsofts business process catalog for Dynamics 365 er et godt eksempel. Kataloget beskriver de business processes, som Dynamics 365 understøtter "out-of-the-box", og det er bygget op i flere niveauer – fra end-to-end processer til business process areas, business processes, scenarios, system processes og test cases. Tanken er, at kunder og partnere kan bruge kataloget til at organisere og prioritere business process-dokumentation, definere scope og tage udgangspunkt i standardprocesser, før de fokuserer på det, der gør virksomheden unik.

Efter min mening, så er det præcis den disciplin, mange virksomheder har brug for.

For når standard bliver konkret, bliver det også lettere at stille det rigtige spørgsmål: Hvilke processer skal vi faktisk beskytte som noget særligt – og hvilke processer bør vi bevidst lægge tæt op ad den standard, som platformen allerede understøtter?

Det er her "Crown Jewels" tænkningen bliver nyttig. Ikke som en romantisk idé om, at alt i virksomheden er unikt. Men som en ledelsesdisciplin, hvor man tager udgangspunkt i et standardiseret procesfundament og kun afviger dér, hvor det skaber reel forretningsværdi.

Et proceskatalog er som et spejl

Noget af det mest interessante ved et proceskatalog er, at det indirekte tvinger en virksomhed til at se sig selv mere nøgternt.

Et end-to-end process-syn betyder nemlig, at man ikke kun ser på lokale arbejdsgange eller afdelingsvise præferencer. Man ser på det samlede forløb fra trigger til resultat.

Det er vigtigt, fordi mange organisationer ellers kommer til at overvurdere det lokale særlige.

Det, der føles unikt i én afdeling, er ikke nødvendigvis strategisk vigtigt i et end-to-end perspektiv. Når processer løftes op i en tværgående ramme, bliver det ofte tydeligere, hvilke variationer der faktisk er nødvendige, og hvilke der i virkeligheden bare er historiske særvaner.

Et godt proceskatalog gør derfor mere end at strukturere et projekt. Det fungerer også som et spejl. Det viser, hvor virksomheden faktisk er særlig – og hvor den bare er blevet vant til at tro, at den er det.

"Crown Jewels" skal ikke bare beskyttes – de skal kvalificeres

Der er dog en vigtig nuance.

Bare fordi en forretningsleder eller specialist oplever en proces som vigtig, er det ikke det samme som, at den er en "Crown Jewel".

Det skal kunne kvalificeres.

En proces bør kun behandles som en "Crown Jewel" hvis mindst ét af følgende er sandt:

• den skaber målbar konkurrencefordel

• den er central for kundeoplevelsen

• den påvirker margin eller vækst væsentligt

• den understøtter en unik forretningsmodel

• den er svær for konkurrenter at kopiere

• den er så central for virksomhedens identitet, at standardisering vil udvande noget reelt værdifuldt

Hvis ikke det kan forklares klart, er det sandsynligvis ikke en "Crown Jewel".

Så er det måske bare en vane. En præference. Eller en lokal arbejdsgang, der aldrig rigtigt er blevet udfordret.

Det er en hård erkendelse i mange organisationer. Men det er også en sund erkendelse.

AI og vibe configuration gør prioritering endnu vigtigere

Mange kunne fristes til at tænke, at når AI og vibe configuration gør tilpasninger hurtigere og billigere, så bliver det mindre vigtigt at prioritere hårdt.

Efter min bedste overbevisning og erfaring, så er det, det stik modsatte, der er tilfældet.

Jo lettere det bliver at ændre noget, desto større er risikoen for, at man ændrer for meget.

Jo lettere det bliver at bygge en undtagelse, desto vigtigere bliver det at vide, hvilke undtagelser der faktisk er værd at leve med.

Jo hurtigere man kan skabe noget, desto mere moden skal man være i sin evne til at sige nej.

Det er præcis her, mange virksomheder vil blive testet de næste år.

Ikke på, om de kan bruge AI til at konfigurere hurtigere. Men på, om de kan bruge den mulighed med dømmekraft.

For hvis alt bliver muligt, bliver prioritering den egentlige konkurrencefordel.

"Jo hurtigere man kan skabe noget, desto mere moden skal man være i sin evne til at sige nej."

Rasmus Kjærgaard
Director of Business Development, Cepheo

Det svære er ikke at beskytte det særlige – det svære er at standardisere det almindelige

I mange ERP- og CRM-projekter bliver energien ofte brugt på diskussionen om, hvor systemet ikke passer. Hvor standarden føles forkert. Hvor brugerne ønsker noget andet.

Det er forståeligt. Men det er sjældent den mest strategiske diskussion.

Den virkeligt vanskelige disciplin er at få organisationen til at acceptere, at det almindelige bør være almindeligt.

At ikke alle behov er særlige. At ikke alle variationer er værdifulde. At ikke alle lokale processer fortjener at blive bygget ind i platformen.

Det kræver ledelse. Og det kræver mod.

For standardisering opleves ofte som et tab på kort sigt. Brugerne mister noget genkendeligt. Afdelinger mister frihedsgrader. Lokale helte mister deres særlige workarounds.

Men på længere sigt er gevinsten ofte langt større: enklere drift, bedre datakvalitet, hurtigere onboarding, lettere governance og større evne til at adoptere ny funktionalitet.

Det er derfor, standard ikke skal ses som et teknisk valg, men som et strategisk valg.

Den rigtige model er ikke standard eller særtilpasning – men en bevidst todeling

De stærkeste virksomheder vil ikke vælge mellem standard og tilpasning som to modsætninger.

De vil arbejde med en bevidst todeling.

På den ene side: Et stort, disciplineret standardfundament, hvor processer forenkles, harmoniseres og holdes tæt på platformens logik.

På den anden side: Et mindre, nøje udvalgt område af processer, hvor virksomheden bevidst investerer i tilpasning, fordi det er her, dens "Crown Jewels" ligger.

Det er den model, der giver mening i AI-æraen.

Ikke maksimal standardisering for enhver pris. Og ikke maksimal fleksibilitet bare fordi teknologien tillader det.

Men en mere moden erkendelse af, at virksomheder kun bør være specielle dér, hvor det faktisk skaber værdi.

Det egentlige spørgsmål

Derfor er det centrale spørgsmål i moderne ERP- og CRM-projekter ikke længere bare:

Hvor meget kan vi tilpasse?

Men snarere: Har vi et tydeligt procesmæssigt udgangspunkt, stærkt nok procesejerskab og mod nok til at lade standarden bære det almindelige - så vi kan bruge vores opmærksomhed på de få processer, der faktisk er vores "Crown Jewels"?

Det er en langt hårdere disciplin. Men efter min mening, også en langt bedre en.