Schur implementerer en sammenhængende global salgsstrategi med Microsoft Dynamics 365 Sales

Emballagevirksomheden Schur gennemgår en digital transformation med Microsoft Dynamics 365 Sales. Microsoft Power Platform styrker løsningen, mens Managed Services frigiver tid til at arbejde mere strategisk.

Udfordring

Schur havde brug for en global salgs- og kundeløsning.

Løsninger

Microsoft Dynamics 365 Sales, der integrerer masterdata og kundestruktur på tværs af enheder og lande. Power Platform forbedrer rapportering og skaber forbindelse mellem Dynamics 365 Sales, ERP-systemer og eksterne datakilder.

Resultat

Implementeringen af Dynamics 365 Sales og Power Platform har bidraget til at skabe en mere sammenhængende, global tilgang til salg, samt forbedret styring af data og processer på tværs af organisationen.

Schur er en familiejet og toneangivende virksomhed inden for emballageindustrien med rødder tilbage til 1846. De befinder sig midt i en digital transformation, der har til formål at forene 1.000 medarbejdere i Europa, Nordamerika og Australien, sammen med 10 fabrikker og 12 salgsafdelinger, i et sammenhængende globalt salgssystem. Dette vil støtte deres globale salgsstrategi og gøre det muligt at tilbyde løsninger fra hele organisationen på effektiv vis til kunderne.

Emballagespecialisten har valgt Microsoft Dynamics 365 Sales med Cepheo som implementeringspartner. Løsningen er nu implementeret på tværs af flere forretningsenheder og lande, med én fælles masterdata og kundestruktur. Dog er der separate processer og brugergrænseflader for hver enhed for at imødekomme deres individuelle behov.

Ifølge Jan Damkjær, der er Group Digitalization Director hos Schur, er løsningen valgt for at bevæge sig væk fra en organisering, hvor de enkelte forretningsenheder klarede det meste på egen hånd.

”Vi vil gerne sælge samlet til vores kunder og kalder det ’produktion end-to-end’. Vi sælger maskiner, emballage, etiketter og serviceaftaler, og de enkelte enheder skal gå sammen til markedet med én fælles salgsplatform,” forklarer Jan Damkjær.

For at opnå dette, har man en Global Account-strategi, der gør, at alle forretningsenheder og salgsafdelinger får samlet adgang til en fælles kunde, hvilket samtidig sikrer en ensartet kundestruktur på tværs af hele organisationen.

”På alle kunder kan vi se, hvilke forretningsenheder, der har aftaler eller aktive dialoger med en given virksomhed. Dynamics 365 Sales understøtter en fælles forståelse for, hvordan vi samarbejder med en potentiel eller nuværende kunde, med det formål at øge vores samlede salg, fremfor at det sker adskilt,” siger direktøren.

Selvom Schurs virksomheder har forskellige processer – der er forskel på emballage og store maskiner, påpeger Jan Damkjær – har det været afgørende, at alle implementeringer er ens på strukturen, mens brugerfladen er tilpasset de enkelte enheder.

”Vi har fået lavet et globalt salgssystem, der tager højde for de individuelle forudsætninger, og som allerede fungerer rigtig fint i de forretningsenheder, hvor det er rullet ud. I kernen afviger vi ikke fra hverken standardelementer i Dynamics 365 Sales eller i de Schur-tilpasninger, vi har fået lavet,” siger Jan Damkjær.

Sidstnævnte er vigtigt for Jan Damkjær og Schur for at sikre en løsning, der lettere kan vedligeholdes og udvikles i fremtiden.

"Dynamics 365 Sales understøtter en fælles forståelse for, hvordan vi samarbejder med en potentiel eller nuværende kunde, med det formål at øge vores samlede salg, fremfor at det sker adskilt."
Jan Damkjær

Group Digitalization Director, Schur

Microsoft Power BI sikrede Sales-implementeringen

Man har ifølge Jan Damkjærs egne ord valgt at gå “all in” på Power BI af to klare årsager. Dels for at opnå dybere indsigt i forretningen gennem de indbyggede rapporter i Power BI samt dem, der er udviklet af Cepheo. Samtidig har Power BI vist sig som en væsentlig løftestang for at forankre salgssystemet i organisationen.

Det er lykkedes ved at koble løsningerne tæt sammen, så medarbejdernes resultater og fremskridt skal registreres i Dynamics 365 Sales for at fremgå i Power BI.

"Kun det, der er registreret i Dynamics 365 Sales, vises i Power BI, og dermed også i de rapporter, som alle ledere skal navigere efter. Dette skaber en tydelig motivation for at opretholde en ordentlig datadisciplin og fuldt ud udnytte løsningen. Set i bakspejlet har Power BI virkelig styrket Dynamics 365 Sales-implementeringen, og jeg er ikke sikker på, at vi ville have været lykkedes uden den," fortæller Jan Damkjær om Power BI's værdi.

**”Dokumentstyring er et must for en god Dynamics 365 Sales-løsning”**

Hos den familieejede virksomhed er orden og struktur vigtige værdier. Derfor har Cepheo leveret en avanceret dokumentstyringsløsning, der er fuldt integreret med Dynamics 365 Sales-løsningen. Det betyder, at alle e-mails, dokumenter og lignende vedrørende en potentiel kunde bliver arkiveret på Microsoft SharePoint, så der er fuld dokumentstyring fra den første e-mail til underskrift på kontrakten.

Det har stor værdi for en virksomhed som Schur:

"Vores kundeportefølje spænder bredt med varierende salgsforløb på tværs af organisationen. For eksempel kan korte forløb på seks måneder forekomme ved kartonemballage, mens salg af store emballeringsmaskiner kan tage op til to år med hundreder eller endda tusinder af dokumenter og tegninger i forskellige versioner," forklarer Jan Damkjær.

Han påpeger, at når nye medarbejdere bliver tilknyttet en kunde, får de adgang til hele historikken, hvilket sikrer hurtig opdatering og fuldt overblik over den potentielle kunde.

I foråret 2023 blev løsningen opdateret således, at når kunden har underskrevet, konverteres kundeprofilen automatisk til et SharePoint-arkiv. Dette sikrer, at dokumentstyringen er dækket fra start til slut i salgsprocessen for Schur. Medarbejdernes adgang til detaljeret kundehistorik er afgørende, ifølge Jan Damkjær:

"I mine øjne er effektiv dokumentstyring lige så afgørende for en succesfuld Dynamics 365 Sales-løsning som Power BI-delen."

Power Platform sikrer rette data på rette sted

Power BI er blot én del af Power Platform, som Schur effektivt udnytter. Microsoft Power Apps og Microsoft Power Automate-flows integrerer Dynamics 365 Sales-løsningen med virksomhedens ERP-systemer.

”Vi opretter kunder og kontrakter i Dynamics 365 Sales. Derefter sendes data automatisk til vores ERP-system. Herfra kan vi lave et tilbud baseret på data fra salgssystemet. Til sidst bliver tilbuddet sendt automatisk tilbage til SharePoint, så det også er tilgængeligt i Dynamics 365 Sales-løsningen. Det er helt automatisk og baseret på Power Automate-flows,” fortæller Schurs Group Digitalization Director.

Sammen med Cepheo har Schur etableret et Center of Excellence, der overvåger Power Automate-flows og sender advarsels-e-mails til nøglemedarbejdere ved fejl, så de hurtigt kan reagere på eventuelle mangler i lokale Dynamics 365 Sales- eller ERP-løsninger.

”Masterdata og kundestruktur er meget vigtige for os. Derfor har vi brugt Power Apps til at lave en app, som er afgørende for vores forretning. Denne app henter data fra en ekstern kilde, som sikrer, at vores kundedata er korrekte og opdaterede. Disse data bruges også af vores ERP-løsninger og stamdatastrukturen når vi laver ordrer, leverer og fakturerer,” siger Jan Damkjær.

Managed Services frigør tid

Med Dynamics 365 Sales-løsninger i syv selskaber over fire lande og flere implementeringer på vej, er værdien af Schurs Cepheo Managed Services-aftale allerede betydelig.

Cepheos supportafdeling håndterer daglige udfordringer, hvilket giver Jan og Group IT-funktionen mulighed for mere langsigtet strategisk fokus, fremhæver Jan Damkjær:

”Det frigør tid til at tænke mere langsigtet, samtidig med at vi har adgang til et site, hvor vi kan få overblik over de sager, Cepheo har håndteret for os. Det fungerer rigtig godt.”

Stærkt samarbejde skaber teknologisk succes

Samarbejdet mellem Schur og Cepheo startede i 2020, og Jan Damkjær er meget tilfreds med Cepheo.

”Det er ganske enkelt. Cepheo har dygtige konsulenter, der er i stand til at udvikle og implementere gode løsninger, som passer til vores virksomhed,” siger Jan Damkjær.

I de tre år, der er gået, siden den første kontrakt blev underskrevet, er der sket meget - både globalt og teknologisk.

”Siden vi startede samarbejdet, er der sket mange ting, især på den teknologiske front. Et eksempel er Power Platform, som har udviklet sig markant og er blevet et vigtigt værktøj for os. Vi har en mangeårig relation med Cepheo, som vi sætter stor pris på. Vores samarbejde udvikler sig positivt, fordi vi lærer hinanden bedre at kende og sammen følger med i, hvordan den teknologi, vi arbejder med, også udvikler sig,” siger Jan Damkjær.

Han ser også positivt på, at Cepheo er blevet et selvstændigt selskab fokuseret på Dynamics-baserede løsninger, hvilket i hans øjne har øget evnen og fleksibiliteten til at levere løsninger, som kan skabe grundlag for succes hos Schur.

Større sammenhæng på tværs af grænser

Gennem implementeringen af Dynamics 365 Sales har Schur opnået mærkbare forbedringer i forhold til deres globale salgsstrategi, hvor den nye tilgang er med til at skabe et sammenhængende salgssystem på tværs af lande og enheder.

Det understøtter virksomhedens fokus på at levere fælles løsninger på tværs af deres forskellige produktområder med Global Account-strategien, der skal styrke det interne samarbejde over for kunderne. Den samlede løsning har ifølge Jan Damkjær resulteret i en mere strømlinet salgsproces, der skal sikre en datadrevet tilgang og et skift mod fælles forretningsindsigter.

Udover at alt dette er værdifuldt i sig selv, er det samtidig en vigtig forberedelse til en fremtid, hvor kunstig intelligens uden tvivl kommer til at spille en nøglerolle. Det er dog vigtigt for Jan Damkjær, at fundamentet er på plads, inden kunstig intelligens integreres i forretningen:

”Vi skal have styr på vores data og vores processer, og vi skal sørge for, at vi har de nødvendige digitale kompetencer internt. Hvis vi satser på kunstig intelligens, før vi er parate, får vi ikke afkast på investeringen. Vi skal fokusere på det fundamentale nu, så vi ikke falder af bølgen, når vi skal med på kunstig intelligens,” siger Jan Damkjær afslutningsvis.