Virksomheder står over for mange udfordringer hver eneste dag for at sikre indtjening og øge konkurrenceevnen, men administrationen af medarbejdernes vagter og korrekt registreret arbejdstid, fravær og ferie skal ikke stå i vejen for det.

Alligevel var lige netop dét udfordringen for nogle af Danmarks største og mest velkendte detaillister. Supermarkedskæden MENY og byggemarkedet XL-BYG oplevede begge stor vækst, hvilket gjorde, at de ikke længere kunne fortsætte med at bruge analoge arbejdsmetoder til at håndtere deres bemanding.

”Vores arbejdsplaner blev lavet på papir. Medarbejderne skrev selv ankomst og afgangstider ned som de afleverede til lederen. Ferier og fridage blev planlagt på en kalender på væggen. Det var svært at få et samlet billede af, hvem der var på arbejde, og om de havde været på arbejde i den periode, de skrev ned,” siger Ann Lodal, HR-og administrationschef, MENY Måløv, XL-BYG Herlev & XL-BYG Måløv.

Derfor valgte MENY og XL-BYG at investere i Cepheo Staff Planning, der blandt andet gør det let at planlægge vagter, registrere tid og automatisere lønbehandling:

”Vi investerede i Cepheo Staff Planning for at få styr på arbejdsplaner, bemanding og fravær. Det har vi fået. Systemet er let at bruge og giver et godt overblik på en travl arbejdsdag.” siger HR- og administrationschef for MENY og XL-BYG.

Hun fortæller, at de købte systemet, fordi de fik en anbefaling fra Dagrofa, der står bag MENY, ligesom Dagrofa også er ejer af Danmarks største salgs- og logistikselskab.

Cepheo Staff Planning giver lederne mere tid til vigtigere opgaver

MENY i Taastrup har også investeret i Cepheo Staff Planning, hvilket er en daglig glæde for medarbejderne.

”Vi er glade for Cepheo Staff Planning, fordi det letter vores hverdag,” siger butikschef i MENY Taastrup, Jens Madsen.

Butikschefen i MENY Taastrup fortæller, at løsningen gør det meget lettere for medarbejderne at få styr på deres vagtplaner.

”Vores unge medarbejdere bruger Cepheo Staff Planning meget til at bytte vagter internt. Faktisk kan de selv styre, hvem der tager hvilke vagter, hvilket selvfølgelig i sidste ende kræver lederens godkendelse. Det hjælper os også meget, at systemet kan håndtere små overlap af to medarbejderes vagter,” siger butikschefen i MENY Taastrup.

At medarbejderne nemt kan bytte vagter indbyrdes, mærker man også effekten af hos MENY i Måløv:

”Vores ledere får mere tid til at lave vigtigere opgaver.” siger Ann Lodal, HR-og administrationschef, MENY Måløv, XL-BYG Herlev & XL-BYG Måløv.

Intuitivt og nemt at navigere i for administrative medarbejdere

Cepheo Staff Plannings funktioner indbefatter ikke kun automatisk tidsregistrering og selvbetjening med mulighed for vagtbytte. Løsningen er naturligvis også fuldt opdateret med nyeste overenskomster og øvrige lokale aftaler. Det sparer både medarbejderen og ledelsen meget tid, fortæller HR- og administrationschef Ann Lodal.

”Cepheo Staff Planning gør, at den enkelte medarbejder ikke behøver at sætte sig ind i overenskomster og ansættelsesretlige love, fordi systemet klarer det meste af den slags. Medarbejderen skal stort set bare oprettes, så går resten næsten af sig selv,” forklarer hun.

Det er Gitte Johansen, Løn- og HR-ansvarlig hos Danmarks Apotekerforenings konference- og uddannelsescenter Pharmakon A/S, enig i og tilføjer:

”Cepheo Staff Planning er sammenlignet med andre løsninger meget intuitivt og nemt at navigere i. Det letter samarbejdet betragteligt mellem HR og Løn,” siger hun.

Løsningen er gennem de seneste 15 år blevet udviklet og forbedret i samarbejde med virksomheder. Det gør, at alle funktioner er designet til at gøre tidskrævende arbejdsopgaver meget lettere, så virksomhederne kan bruge tid på det vigtigste: deres kunder.

En af de mest tidsbesparende elementer i løsningen er, at den automatisk overfører data direkte over i lønsystemet.

”Cepheo Staff Planning føder vores lønsystem med medarbejderdata, hvilket gør det nemmere at lave diverse udtræk til fx statistik. Det sparer også meget tid.” siger Ann Lodal fra MENY og XL-BYG.

Hvordan har samarbejdet med Cepheo været?

Cepheo Staff Planning giver en masse værdi til MENY, XL-BYG og Pharmakon. Samarbejdet mellem virksomhederne og Cepheo har også været værdifuldt.

”Samarbejdet har været godt. Det er også rart, at supporten består af de samme velkendte personer,” siger Ann Lodal, HR-og administrationschef, MENY Måløv, XL-BYG Herlev & XL-BYG Måløv.

Butikschefen i MENY Taastrup fremhæver og roser også supporten.

”Vi er glade for hurtigt svar, når vi kontakter Cepheos support. Det gør os mere trygge ved systemet og ved dem som leverandør.” siger butikschef i MENY Taastrup, Jens Madsen.

Udskiftningen af forældede manuelle processer med det moderne cloudbaseret system Cepheo Staff Planning understøtter altså den fortsatte vækst hos MENY, XL-BYG og Pharmakon, forenkler administrationen af medarbejdernes arbejdstid og giver virksomhederne mere tid til mere værdifulde arbejdsopgaver.