"Nu kører vi et IT-projekt i gang!" er en sætning, der kan få det til at løbe koldt ned ad ryggen på mange medarbejdere eller ledere, der har været på arbejdsmarkedet i et årti eller to. I dag er langt de fleste virksomheder og privatpersoner dog så digitaliserede, at klassiske IT-projekter ikke er meget andet end bagateller. Et ERP-projekt anses derimod af mange for at være IT-projektets avancerede afkom.

Men behøver det virkelig være sådan? Er det faktisk den almindelige opfattelse, at ERP-projekter er langsigtede, dyre, ressourcekrævende, komplekse og kræver en fuld rokade i hele organisationen? I denne artikel kan du læse, hvorfor vi mener, at svaret er et rungende nej til alle punkter.

"Det er så kompliceret!"

Ja, men nej. Vi forstår helt sikkert de bekymringer, der knytter sig til systemimplementering, dataintegration, forretningsprocesser, brugertræning osv., men disse bekymringer har tendens til at være bundet op på forudsætningen om, at ERP-systemer er firkantede og af natur meget lidt fleksible. At virksomheden skal tilpasse sig systemet.

I stedet slår vi et slag for ERP-projekter på branchens præmisser, hvor systemet tilpasser sig virksomheden. De fleste virksomheder i de brancher, vi samarbejder med, har flere (ofte internationale) afdelinger, der omfatter alt fra indkøb og produktion til lagerstyring og salg. Da hver af disse afdelinger har unikke arbejdsprocesser og specifikke krav til informationsflow, bør ERP-systemet så ikke som standard tage højde for det?

Det kan det faktisk. Vi tror på, at tiden med omfattende tilpasninger, lange implementeringsperioder og storforbrug af virksomhedens nøgleressourcer er forbi. Hos Cepheo har vi tilpasset ERP-systemer til virksomheder inden for produktion, energi, teknik og projektorienterede industrier i 25 år. På den baggrund har vi udviklet en bedste praksis-implementering, som vi kalder Cepheo Axelerator, og som allerede er skræddersyet til brancherne. Det er kun selve implementeringen, der står tilbage. Og den er faktisk ret ligetil at gennemføre.

"Det kommer til at tage tid"

Her skal du bare være stålsat og klar på et langsigtet projekt, tænker du måske. Et år? To? Tre? Tidsaspektet er en klassisk bekymring, der ofte får virksomheder til at tøve med at gå i gang med et ERP-projekt. Og bekymringen er ikke ubegrundet: traditionelt set har implementeringen af ERP-systemer taget meget lang tid, hvilket ofte påvirker den daglige drift og produktivitet. Heldigvis er det ikke længere tilfældet.

En skræddersyet ERP-løsning reducerer tidsforbruget betydeligt. I krydsfeltet mellem "let’s find your size" og "one size fits all" har vi udviklet en "this size fits you"-løsning. Den passer problemfrit ind i langt de fleste eksisterende forretningsprocesser, hvilket betyder mindre tid til tilpasning og integration. Dermed kan virksomheden hurtigt gå i gang med oplæringen og derfor også opnå resultater hurtigere.

I store ERP-projekter taler vi ofte om tidsværdien (TTV) – dvs. hvor lang tid der går, før du opnår nytte eller værdi. For de kunder, vi har implementeret Cepheo Axelerator hos, har den været helt nede på 3-4 måneder. Men selvom tid er penge, og et kortere projekt derfor generelt er mere omkostningseffektivt end et langt projekt, betyder det ikke absolut alt.

"Uha, det bliver dyrt."

For selvom tid er penge, og tiden kan nedjusteres markant, er der andre omkostninger forbundet med et ERP-projekt end blot antallet af konsulenttimer. Mange virksomheder frygter, at implementeringen vil føre til store investeringer i software og hardware og ikke mindst, at det vil gå ud over produktionen.

En ERP-løsning, der er prædefineret til netop din branche, kan derfor være en omkostningseffektiv tilgang. Ved at bygge videre på eksisterende infrastruktur og bruge en allerede branchespecifik software kan omkostningerne reduceres betydeligt. At forsøge at skræddersy en standardiseret løsning er ofte både dyrt og dårligt. Men ved at ændre præmissen for, hvad "standardiseret" er, forandres rammebetingelserne drastisk.

En vellykket ERP-implementering kan betale sig, fordi den forbedrer effektiviteten, optimerer ressourceallokeringen og reducerer driftsomkostningerne på lang sigt (jeg tænker, at det måske er derfor, du spekulerer på, om du overhovedet skal gå i gang med et ERP-projekt). En vellykket ERP-implementering med Cepheo Axelerator forkorter ikke kun tidshorisonten, men reducerer også investeringsomkostningerne betydeligt.

"Jeg gruer for at præsentere det her"

Uanset hvad vi, vores kunder eller dine egne beregninger fortæller dig om kompleksitet, tid og omkostninger, kan du ikke komme uden om den menneskelige faktor i et ERP-projekt. Man kan sige, at vi har gemt det store bump på vejen til sidst i denne artikel: For mange er selve forandringsprocessen den største hindring for at komme i gang (jf. IT-projekterne fra den forrige teknologirevolution).

Implementeringen af et nyt ERP-system kræver ikke kun, at medarbejderne ændrer den måde, de arbejder på, det kræver også en enorm mental omstilling. For at lykkes med implementeringen er du derfor afhængig af at mestre forandringsledelse og forankre processen i hele din virksomhed. Dette indebærer blandt andet at involvere medarbejderne i planlægningen, træningen og implementeringen af det nye system.

Derfor har vi udviklet Cepheo Axelerator netop med udgangspunkt i brancherne produktion, energi, engineering og projektorienteret industri. Vores arkitekter har baggrund fra brancherne og ved, hvordan det føles, når arbejdsgangene ændres. Derfor er implementeringsforløbet med Cepheo Axelerator også designet til at tage højde for disse udfordringer og dermed gøre overgangen problemfri for virksomheden. Vi ved ikke bare, at du har brug for et ERP-system – vi ved hvorfor.

Et ERP-projekt er ikke, hvad det engang var

Barriererne for at gå i gang med et ERP-projekt inden for produktion, energi, engineering og projektorienterede brancher er reelle. Vi kan ikke komme uden om det. Men gennem årtiers erfaring og udvikling har vi gjort, hvad vi kan for at sænke dem til et niveau, hvor ERP-projektet i værste fald er spiseligt, i bedste fald er en dans på roser.

Behersk kompleksiteten, reducer omkostningerne, minimer tidsforbruget og få accept af forandringsprocessen. Det lyder utopisk, men det er faktisk ganske opnåeligt. Vi mener, at det er på tide at se på ERP-implementering som en agil og effektiv mulighed for at styrke konkurrenceevnen og opnå en mere effektiv drift.

Der vil komme et tidspunkt, hvor vi ser på ERP-implementering på samme måde, som da dansk industri tog samlebåndet i brug. Og tro os, også til den tid vil vi være fremme i skoene og lede efter de bedste løsninger. Indtil videre har vi fornøjelsen af at præsentere Cepheo Axelerator.

Her kan du læse mere om implementeringsmodellen og fordelene, din virksomhed opnår med den.